Gmina Imielno - Zarządzenia 2005 rok

ZARZĄDZENIE Nr 135/05

WÓJTA GMINY IMIELNO z dnia 19 grudnia 2005 r.

w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Gminy Imielno

Na podstawie art. 28a ust.1 i art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1.

Zatwierdzam i wprowadzam do użytku wewnętrznego:

1. Instrukcję obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych ? załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia..

2. Instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie – załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3. Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania – załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.

4. Instrukcję w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat – załącznik Nr 4 do niniejszego zarządzenia.

5. Zakładowy Plan Kont - załącznik Nr. 5 do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z ww. instrukcjami i przestrzegania w pełni zawartych w nich postanowień.

§ 3.

Tracą moc Zarządzenia Wójta Gminy Imielno: Nr 1/96 z dnia 02-01-1996r. w sprawie zakładowego planu kont, Nr 4/96 z dnia 02-01-1996r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o zasadach przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji rzeczowych składników majątkowych, Nr 3/1996 z dnia 02-01-1996r. w sprawie ustalenia instrukcji obiegu dokumentów księgowych.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Zarządzenie zostało podpisane przez:

Wójt Gminy Imielno Zygmunt Brzeziński

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 135/05

Wójta Gminy Imielno

z dnia 19-12-2005r.

Instrukcja

obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów

finansowo-księgowych

w Urzędzie Gminy IMIELNO

CZĘŚĆ I

Ogólna

Rozdział I

Podstawy prawne

§ 1

Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie:

1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U.z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),

2. Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U Nr 15, poz. 148 z poźn. zm.),

3. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177),

4. Ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz.U. Nr 11, poz. 50 z późn. zm.),

5. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319; zm. Dz.U. Nr 69, poz. 636 z 2003 r.),

6. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz.U. Nr 27, poz 268 z późn. zm.),

7. Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13),

8. Innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień.

§ 2

1. Pracownicy jednostki Urzędu Gminy w Imielnie z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu, stanowiącym Załącznik Nr 3.

2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, jak:

– Zakładowy plan kont,

– Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,

– Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym jednostki, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,

– Instrukcja w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat,

§ 3

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

– jednostce – oznacza to urząd gminy,

– kierowniku jednostki – oznacza to wójta gminy,

– księgowym – oznacza to skarbnika gminy,

CZĘŚĆ II

Szczegółowa

Rozdział II

Dowody księgowe – dane ogólne

§ 4

Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi:

1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.

2. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych – gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

3. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.

§ 5

Cechy dowodu księgowego.

1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:

– dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie),

– trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu),

– rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący),

– kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości),

– jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne),

– chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych),

– systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),

– identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym),

– poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją),

– poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar),

– poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki),

– podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej  lub finansowej, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy).

2. Wartość   może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych, wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

§ 6

Funkcje dowodu księgowego.

1. Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje:

– funkcja „dokumentu” – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,

– funkcja dowodowa – opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym – jest to dowód w sensie prawa materialnego,

– funkcja księgowa – jest podstawą do księgowania,

– funkcja kontrolna – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.

2. Schemat ogólny dowodu księgowego zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji.

§ 7

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”.

2. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy:

– zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

– zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,

– wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

3. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze – „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2) korygujące – „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych ? sprostowania zapisów lub stornowań,

3) zastępcze –  wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody „pro forma”),

4) rozliczeniowe – „polecenie księgowania” ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.).

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów usług (VAT).

5. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.

Rozdział III

Dowody księgowe – dane szczegółowe

§ 8

Zasady sporządzania dokumentu do księgowania:

1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy  powinien :

1) być sporządzony wg ustalonego w jednostce wzoru,

2) zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu,

3) być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości,

4) mieć  rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem,

5) być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych i kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje,

6) zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach (opis danych sprecyzowano w dalszej części instrukcji – Część III szczegółowa),

7) zawierać podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty (muszą być autentyczne),

8) posiadać numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych – musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (według kolejnych dat) i według przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych,

9) w przypadku dowodów księgowych zbiorczych być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wypełnione,

10)   pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania,

11)   w przypadku  korygowania niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym obcym może ono być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem,

12)   błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, nie można poprawić pojedynczych liter lub cyfr,

13)   sporządzanie faktury VAT i rachunków uproszczonych oraz rachunków korygujących, musi być zgodne z przepisami ustawy VAT i wykonawczych rozporządzeń Ministra Finansów wydanych do tej ustawy,

14)   mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie znane.

2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, kierownik jednostki wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.

§ 9

Treść dowodu księgowego.

1. Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

– określenie rodzaju dowodu (tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub kodu),

– określenie stron (nazwa, adresy) dokonujących operacji gospodarczej (tj. podanie na dowodzie pełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy),

– opis operacji oraz jej wartości jeżeli to możliwe – określoną także w jednostkach naturalnych, tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji, jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach VAT – wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług,

– datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu w przypadku zapłaty zaliczkowej, również datę otrzymania zaliczki,

– podpis wystawcy dowodu oraz osoby, od której przyjęto składniki majątkowe, na fakturach VAT, rachunkach uproszczonych oraz fakturach i rachunkach korygujących: imię, nazwisko i podpis osoby wystawiającej dokument oraz nazwisko imię i podpis osoby uprawnionej do odbioru dokumentu (dotyczy faktury VAT lub faktury korygującej,

– stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont),

– numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i organizacyjnej: numer powinien identyfikować konkretny dowód),

– dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.

2. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego, przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu, albo nie jest dowodem zastępczym, to podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. .

3. Dowody księgowe muszą być:

– rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,

– kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w pkt. 1

– wolne od błędów rachunkowych.

4. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, a błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jak zapisano wyżej w § 8 ppkt. 11 i 12 niniejszego rozdziału jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (tj. dowodu korygującego) wraz ze stosowanym uzasadnieniem.

5. Błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury VAT, koryguje się przez wystawienie noty korygującej.

6. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać liter lub cyfr.

§ 10

Rodzaje dowodów księgowych.

1. Dowody bankowe:

– bankowe dowody wpłaty– wypełniane są  przez  pracowników księgowości budżetowej oraz dotyczące podatków przez pracowników księgowości podatkowej.

Wszystkie wpłaty gotówkowe na rachunki własne do banku dokonywane są na specjalnym druku „wpłata gotówkowa”. Dowód wpłaty wypełnia pracownik w trzech egzemplarzach dla wpłat z tytułu podatków i opłat a inne wpłaty w czterech egzemplarzach. Po przyjęciu wpłaty przez bank jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym kopie dowodu wpłaty – odcinek III lub IV,

- bankowe dowody wypłaty - wypełniane są przez pracowników księgowości budżetowej na specjalnym druku „kasa wypłaci” w dwóch egzemplarzach. Druki te zaewidencjonowane są w księdze druków ścisłego zarachowania. Do druków” kasa wypłaci” załączone są listy płac i listy wypłat rachunków .

Po dokonaniu wypłaty przez bank jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym kopie dowodu wypłaty z załączonymi listami wypłat, bądź przy wypłacie częściowej bankowy dowód wypłaty.

– polecenie przelewu – stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego.

Podstawą do wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu wystawia pracownik księgowości w czterech egzemplarzach, (na rachunki w banku prowadzącym obsługę bankową) lub w dwóch egzemplarzach ( na rachunki w innych bankach) które, po podpisaniu przez upoważnione osoby, składa w banku. Po zrealizowaniu przelewu jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz (odcinek D). Dopuszcza się podpisywanie przelewów wystawionych przez kontrahentów – dołączonych do dokumentów stanowiących podstawę zapłaty (np. zapłata za energię elektryczną itp.),

– nota bankowa memoriałowa – dokumentuje pobraną przez bank prowizję za dokonane czynności bankowe. Jednostka otrzymuje kopię lub wydruk komputerowy, sporządzony przez bank. Pracownik księgowy sprawdza zasadność obciążenia i zgodność z umową zawartą pomiędzy jednostką a bankiem,

– wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych – otrzymywane z banku wyciągi rachunków bankowych – oryginał stanowi wydruk komputerowy ? sprawdza pracownik referatu finansowo-księgowego z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić z bankiem finansującym,

– umowa lokaty terminowej – kopia lub wydruk komputerowy umowy podpisanej przez jednostkę – przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku i oddziale banku, z którym zawarto umowę lokaty terminowej,

– wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej – oryginał stanowi wydruk komputerowy. Pracownik pionu finansowego sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową. Po upływie okresu lokaty, sprawdza zgodność naliczonych odsetek z  zawartą umową (wzory i symbole dowodów określają banki).

2. Dowody bankowe : (kasową obsługę prowadzi bank finansujący)

1) dowód wpłaty (kasa przyjmie),

2) dowód wypłaty (kasa wypłaci),

3. Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:

1) lista płac pracowników – oryginał,

2) lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego – oryginał,

3) lista wypłat wynagrodzeń prowizyjnych – oryginał,

4) lista wynagrodzeń za czas choroby – oryginał,

5) lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych – oryginał,

6) rachunek za wykonaną pracę zleconą – oryginał,

4. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego:

1) przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OT),

2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – oryginał (symbol MT),

3) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT),

4) aktualizacja wyceny środka trwałego – oryginał (symbol AT),

5) przekwalifikowanie pozostałego środka trwałego na środek trwały – oryginał,

6) likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT),

7) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu – oryginał,

8) obcy środek trwały w użytkowaniu – oryginał,

9) wydzierżawienie środka trwałego – kopia,

10)   oddanie w administrowanie środka trwałego – oryginał (symbol PT),

11)   nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego – oryginał,

12)   protokół szkodowy środka trwałego – oryginał,

13)   protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,

14)   przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OW),

15)   likwidacja pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał (symbol LW),

16)   zmiana miejsca użytkowania pozostałego środka trwałego w używaniu – oryginał.

5. Dowody księgowe rozliczeniowe:

1) nota księgowa zewnętrzna – kopia,

2) nota księgowa wewnętrzna – oryginał,

3) polecenie księgowania – oryginał,

4) nota memoriałowa – oryginał,

5) nota obciążeniowa ogólna – oryginał,

6) nota uznaniowa ogólna – oryginał,

7) nota zewnętrzna ogólna – oryginał (symbol ustalony przez jednostkę zewnętrzną),

8) zbiorcze rozliczenie różnic wynikających z zaokrągleń – oryginał,

9) zestawienie przeksięgowań miesięcznych – oryginał,

10)   zestawienie przeksięgowań rocznych – oryginał.

Dokumenty wyżej wymienione sporządza:

1) w pkt.2 _ referat finansowy

2) w pkt.3 – inspektor ds. kadrowych i płac,

3) w pkt.4 – inspektor ds. budowlanych i referat finansowy,

4) w pkt.5 – referat finansowy,

na bieżąco, na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych.

6. Dowody księgowe pozostałe:

1) wewnętrzny rachunek na przekazaną darowiznę – oryginał,

2) czasowy dowód zastępczy – oryginał – każdorazowo wypisywany, zawierający dane według potrzeb jego sporządzenia.

7. Druki ścisłego zarachowania:

1) konto-kwitariusze zobowiązania pieniężnego wsi,

2) arkusze spisu z natury,

3) dowody księgowe kasa wyda – KW,

4) bloczki opłaty targowej,

5) karty drogowe.

Ewidencja prowadzona jest przez upoważnionych pracowników pionu finansowego wg zakresu czynności i odrębnej instrukcji . Inwentaryzację druków należy przeprowadzać na koniec każdego roku.

Rozdział IV

Obieg dokumentów – dokumentowanie operacji księgowych

§ 11

Zasady obiegu dowodów księgowych.

1. W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu.

2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:

– zasada terminowości – przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa,

– zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek,

– zasada częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności,

– zasada odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia,

– zasada samokontroli obiegu – poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy.

3. Obowiązujący w urzędzie gminy „Terminarz obiegu dokumentów księgowych”, stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji.

§ 12

Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń.

1. Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń są:

– listy płac pracowników,

– listy płac zasiłków z ubezpieczenia społecznego,

– listy płac wynagrodzeń pracowników za czas choroby,

– listy dodatkowych wynagrodzeń osobowych,

– listy wypłat dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie, agencyjnej, o dzieło itp., albo przedstawione przez nich rachunki za wykonaną pracę.

2. Listy płac sporządza pracownik ds. kadrowych i płac w dwóch egzemplarzach.

Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:

– okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,

– nazwisko i imię pracownika,

– sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

– sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

– sumę zasiłku rodzinnego,

– łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty,

_ pokwitowanie odbioru wynagrodzenia, a gdy wynagrodzenie przekazywane jest na konto, pieczęć

przelewu dokonano dnia , data i podpis pracownika dokonującego przelewu.

3. Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są:

1) akt powołania lub wyboru,

2) umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę,

3) rozwiązanie umowy o pracę,

4) wnioski premiowe, pisma określające wysokość dodatków służbowych, pisma określające wysokość nagród,

5) zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych lub – potwierdzone przez kierowników jednostek ? zestawienia przepracowanych godzin nadliczbowych,

6) rachunek za wykonaną pracę,

7) inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia. (np. zaświadczeni o czasowej niezdolności do pracy itp.)

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt. 1–5oraz 6-7 wystawia pracownik kadr na podstawie decyzji kierownika jednostki.

5. Na pracę doraźną, nie przewidzianą w planie zatrudnienia (schemacie organizacyjnym jednostki) ze względu na niewielkie rozmiary zawiera się umowę na pracę zleconą (umowa zlecenie, umowa o dzieło) stanowi Załącznik nr.5.do niniejszej instrukcji. Umowę o pracę zleconą sporządza w dwóch egzemplarzach pracownik zlecający pracę z przeznaczeniem: oryginał – dla wykonawcy; kopia – dla pracownika zlecającego pracę (po wykonaniu pracy załącza się ją do rachunku ust. 3 pkt. 6).

6. Umowę o pracę zleconą podpisuje kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. Księgowy składa kontrasygnatę. Rachunki za wykonane prace zlecone potwierdza pracownik zlecający pracę i podlegają one kontroli w ogólnie obowiązującym trybie.

7. Dokumenty, stanowiące podstawę do sporządzenia list płac, odpowiedzialni pracownicy przekazują do pracownika kadr i płac w terminie do dnia 20 każdego miesiąca, za dany miesiąc.

8. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:

– należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

– należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych,

– pobranych, a nie rozliczonych zaliczek,

– innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika,

– kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę.

9. Lista płac powinna być podpisana przez:

– osobę sporządzającą,

– kierownika jednostki (pod względem merytorycznym),

– kierownika jednostki i księgowego, bądź ich pełnomocnika.

10. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w ust. 9, pracownik kadr i płac sporządza zestawienie wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu na konta bankowe dla pracowników, którzy mają założone rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe; dla pozostałych wypłaty dokonuje bank prowadzący obsługę. Potwierdzone przez bank polecenie dokonania przelewu, zgodnie z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń.

11. Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta bankowe winno nastąpić w terminie do dnia 30 każdego miesiąca, nie później jednak niż na jeden dzień roboczy przed zakończeniem miesiąca.

12. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.

§ 13

Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek.

1. W jednostce występują  zaliczki gotówkowe:

1) stałe – zatwierdzane są przez kierownika jednostki dla pracowników zatrudnionych na stałe, rozliczane w terminach zatwierdzonych corocznie. Zaliczki stałe wypłacane są na dokonywanie bieżących zakupów ( paliwa do samochodu służbowego).

2) jednorazowe – wypłacane pracownikom zatrudnionym w urzędzie w stałym stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży służbowej, zakup materiałów, sprzętu i usług.

2. Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w sekretariacie jednostki zarejestrowany (nadany numer kolejny) blankiet „polecenie wyjazdu służbowego”. Uzyskują podpisy osoby delegującej – kierownika jednostki, jego zastępcy lub sekretarza, określających również środki komunikacji. Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym lub służbowym może wydać wyłącznie  kierownik jednostki  lub sekretarz na podstawie zawartej uprzednio umowy. W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek, na którym uzyskuje akceptację kierownika jednostki i księgowego lub ich pełnomocników. Na podstawie tego odcinka otrzymuje gotówkę. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 7 dni od daty zakończenia podróży służbowej.

3. Pozostałe zaliczki jednorazowe wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez kierownika jednostki, księgowego lub ich pełnomocników wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia się z pobranej zaliczki.

4. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki.

§ 14

Dokumentowanie zakupów towarów, materiałów i usług dokonywanych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.

1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są:

– faktura VAT – oryginał,

– faktura korygująca – oryginał,

– rachunek – oryginał,

– nota korygująca – oryginał,

– protokół reklamacyjny – kopia,

– pro forma dowodu zakupu – oryginał – wezwanie do zapłaty,

– dowód zwrotu – kopia (stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych).

2. W zakresie zlecania zamówienia na zakupy materiałów, towarów, usług, środków trwałych i robót inwestycyjnych zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych. Przygotowanie w tym zakresie dokumentacji leży w kompetencji każdego pracownika w ramach powierzonego zakresu czynności. Pracownicy dokonujący zamówienia działają w porozumieniu z kierownikiem jednostki i księgowym lub z ich pełnomocnikami. Zamówienia zewnętrzne podpisuje kierownik jednostki i księgowy lub ich pełnomocnicy. Rejestr udzielonych zamówień ( z wyjątkiem trybu z wolnej ręki) prowadzi pracownik ds. zamówień publicznych, BIP.

Rejestr winien zawierać:

- nazwę zadania inwestycyjnego, rodzaj usługi lub dostawy, tryb udzielonego zamówienia, wybranego wykonawcę, dostawcę, wskazanie na jakim stanowisku znajduje się dokumentacja, a odnośnie robót inwestycyjnych także wartość zamówienia, termin realizacji oraz inne uwagi mające wpływ na wybór wykonawcy lub dostawcy (np. okres gwarancji, wydłużone terminy płatności).

3. Zakupy gotowych środków trwałych dokonywane są po wyborze dostawcy, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór dostawcy poprzedzony jest procedurą przetargową, z której zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, sporządzany jest protokół. Zakupy środków trwałych dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje kierownik jednostki i kontrasygnuje główny księgowy.

Odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych jest każdy pracownik na swoim stanowisku, ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i usługi objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, co winien odpowiednio udokumentować.

Procedurę przetargową przeprowadza komisja d/s. przetargów w oparciu o przyjęty regulamin; jest ona odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, a przy robotach inwestycyjnych, zlecanych za pośrednictwem inwestora zastępczego ? odpowiedzialny jest inwestor zastępczy.

4. Umowę na piśmie wraz z zawiadomieniem o wyborze dostawcy, wykonawcy oraz informację o miejscu przechowywania dokumentacji przetargowej odpowiedzialny pracownik przekłada do podpisu osobom wymienionym w statucie jednostki.

5. Umowa sporządzona jest co najmniej w trzech egzemplarzach, z których: oryginał dostarczony jest do pionu finansowo-księgowego wraz z załącznikami najpóźniej w dniu następnym po podpisaniu, jedna kopia przechowywana jest na stanowisku prowadzącym sprawy inwestycji, wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego przetargu, drugą kopię otrzymuje dostawca (wykonawca).

6. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza dokument „OT” – przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną (z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej) oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego.

7. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty zaliczanych do inwestycji, do umowy musi być dołączony harmonogram rzeczowo-finansowy zakresu robót objętych umową. Natomiast do faktury powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu). Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są:

– faktury przejściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych robót podpisany przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartość robót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartości robót wykonanych w okresie rozliczeniowym. Na fakturze inspektor d/s. budownictwa potwierdza zgodność z harmonogramem, podając pozycję z harmonogramu,

– faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku,

– dowód lub dowody „OT” – przyjęcia środka trwałego,

– dowód lub dowody „PT” – przekazania – przejęcia środka trwałego.

8. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku oraz dowody „OT” sporządza inspektor d/s. budownictwa lub inny pracownik prowadzący całość zadania inwestycyjnego, w czterech egzemplarzach w porozumieniu z pracownikiem księgowości i przekazuje:

– oryginał i pierwszą kopię – dla pionu finansowo-księgowego, najpóźniej w terminie czternastu dni od sporządzenia,

– drugą kopię – dla pracownika odpowiedzialnego za przyjęty lub wyremontowany obiekt,

– trzecią kopię – dla pracownika prowadzącego dane zadanie inwestycyjne.

9. Dowody „OT” stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.

W dowodzie „OT” należy wpisać nazwę, charakterystykę (z podaniem informacji dot. danego środka trwałego, np. długość drogi, rodzaj nawierzchni, materiał z jakiego została wybudowana, kubaturę, przeznaczenie, w przypadku budynku lub budowli; parametry techniczne, numery fabryczne, rok produkcji, itp. – w przypadku urządzeń), wartość budowy lub nabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej.

10. W przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych – udokumentowanie ich stanowi polecenie księgowania, sporządzone przez pracownika księgowości na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych.

11. Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania dokumentacji projektowej, projektowo-kosztorysowej, itp. stanowi faktura lub rachunek z dołączonym protokołem odbioru dokumentacji, zawierającym adnotacje o miejscu przechowywania oraz celu, dla jakiego została sporządzona.

12. Zlecenie usługi w zakresie opracowania dokumentacji winno odbywać się w trybie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, wymaga bezwzględnie formy umowy pisemnej, określającej: zakres opracowania, terminy wykonania, formę płatności, zakres odpowiedzialności wykonującego usługę oraz inne dane wg potrzeb jednostki.

§ 15

Dokumentowanie sprzedaży towarów, materiałów i usług.

1. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania sprzedaży są:

– faktura VAT – kopia,

– faktura korygująca – kopia,

– nota korygująca – nota,

– akt notarialny.

2. Dokumenty sprzedaży wystawiane są na udokumentowanie:

1) sprzedaży mienia – przez pion finansowy na wniosek pracownika merytorycznego, prowadzącego bieżąco sprawy gospodarki nieruchomościami. Wniosek winien być przekazany do księgowości najpóźniej w dniu następnym od daty sporządzenia, celem wystawienia rachunku. Rachunek sporządzany jest w trzech egzemplarzach:

– oryginał – kupującemu,

– pierwsza kopia – pozostaje w referacie finansowym,

– druga kopia – dla pracownika prowadzącego sprawy gospodarki nieruchomościami.

2) zwrotu kosztów rozmów telefonicznych przeprowadzonych przez pracowników, jednostek obcych korzystających z telefonu urzędu – na wniosek pracownika prowadzącego bieżąco sprawy telekomunikacji – przez referat księgowości. Wniosek o wystawienie rachunku winien być przekazany do księgowości w terminie trzech dni od daty otrzymania faktury od operatora telekomunikacji. Rachunek sporządzany jest w trzech egzemplarzach:

– oryginał – dla korzystającego z telefonu,

– pierwsza kopia – pozostaje w referacie księgowości,

– druga kopia – dla pracownika prowadzącego sprawy telekomunikacji.

3. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży (fakturze VAT) polegającego na pomyłce dotyczącej cen jednostkowych, wartości lub stawki podatku VAT, osoba wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia dowód właściwy – dokument korygujący (faktura korygująca lub rachunek korygujący) w trzech egzemplarzach, niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki i przekazuje:

– oryginał – kupującemu,

– pierwszą kopię – referatowi finansowemu, niezwłocznie po sporządzeniu,

– drugą kopię pozostawia w swoich aktach.

W przypadku innych błędów, osoba wystawiająca dowód sprzedaży, wystawia notę korygującą również w trzech egzemplarzach, przekazując je jak wyżej.

§ 16

Dokumentowanie wykonania usługi.

1. Dokumentem potwierdzającym wykonanie usługi jest zlecenie wykonania usługi. Wykonanie usług zlecają pracownicy urzędu, każdy w zakresie prowadzonych spraw na swoim stanowisku, po uzgodnieniu z kierownikiem jednostki i głównym księgowym.

2. Zlecenia na wykonanie jednorazowych czynności fizycznych nie wymagają umowy ? sporządzane są na drukach. Zlecenie podpisuje kierownik jednostki i księgowy lub ich pełnomocnicy.

3. W przypadku zlecenia na czynności jednorazowe – kopia przechowywana jest na stanowisku zlecającego do czasu wykonania usługi. Z chwilą wystawienia rachunku dołączana jest do rachunku, na którym zlecający potwierdza wykonanie zleconych prac i wraz z rachunkiem przekazuje do referatu finansowego, a oryginał otrzymuje zleceniobiorca.

4. Na czynności fizyczne wykonywane przez dłuższy okres – oryginał zlecenia otrzymuje zleceniobiorca. Kopia po podpisaniu zlecenia przekazywana jest do pionu finansowego, gdzie winna być zarejestrowana. W zależności od warunków płatności ustalonych w zleceniu, płatność następuje w okresach miesięcznych na podstawie rachunków; na oryginale rachunku osoba zlecająca potwierdza wykonanie pracy i przekazuje rachunek do pionu finansowo-księgowego, który dokonuje wypłaty w oparciu o wyliczenia zawarte w rachunku.

5. W przypadku, gdy płatność następuje po zakończeniu okresu obowiązywania zlecenia – osoba zlecająca potwierdza wykonanie zlecenia na rachunku końcowym i przekazuje w ciągu dwóch dni do księgowości, która dokonuje wypłaty w oparciu o wyliczenie zawarte w rachunku.

6. Każdorazowo wypłata należności następuje po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki i księgowego lub ich pełnomocników gotówką lub „poleceniem przelewu”, w zależności od zawartych w zleceniu warunków płatności i w terminie określonym w zleceniu.

7. W przypadku ujawnienia wad w wykonaniu usługi po dokonaniu zapłaty, pracownik, który zlecał usługę sporządza protokół reklamacyjny w trzech egzemplarzach, z których oryginał, do czasu załatwienia reklamacji, zatrzymuje na swoim stanowisku, a po załatwieniu reklamacji przekazuje do pionu finansowego wraz z zatwierdzoną przez kierownika jednostki decyzją o sposobie jej załatwienia.

8. W przypadku różnic obciążających jednostkę wymagana jest opinia radcy prawnego. Pracownik zlecający wykonanie usługi sporządza dokument rozliczeniowy – obciążający wykonawcę lub koszty jednostki w zależności od decyzji kierownika jednostki i przekazuje do księgowości (przy obciążeniu wykonawcy – przekazuje kopię dokumentu, w przypadku obciążenia kosztów jednostki – oryginał). Przekazanie dokumentów do księgowości następuje niezwłocznie po sporządzeniu.

§ 17

Dokumentowanie przychodów i rozchodów materiałów.

1. Materiały biurowe, środki czystości i inne kupowane są na bieżąco w miarę potrzeby, przez pracownika d/s. obsługi kancelaryjnej i spraw gospodarczych Urzędu. Zakupione materiały wydawane są pracownikom bezpośrednio po zakupie za pokwitowaniem odbioru na rachunku lub na dołączonej liście.

§ 18

Dowody dotyczące transportu.

1. W jednostce obowiązuje następująca dokumentacja prowadzona dla rozliczenia samochodu służbowego:

– karta drogowa  – dokument wystawia pracownik Urzędu Gminy w jednym egzemplarzu i przekazuje kierowcy pojazdu. Wydaną kartę ewidencjonuje się w rejestrze. Po wykorzystaniu karty, przed wydaniem nowej karty drogowej, otrzymujący kartę dokonuje jej rozliczenia i zwrotu rozliczającemu,

– miesięczne rozliczenia zakupu i zużycia materiałów pędnych prowadzi pracownik d/s. obsługi kancelaryjnej i spraw gospodarczych Urzędu,

– decyzje w sprawie przepałów i oszczędności podejmuje kierownik jednostki. Oryginał decyzji przekazywany jest do pionu finansowego, pierwsza kopia przechowywana jest w aktach prowadzącego, drugą otrzymuje osoba odpowiedzialna za samochód,

– miesięczne zestawienie kart drogowych (oryginał), sporządza pracownik wydający karty drogowe po zakończeniu miesiąca i w terminie 5 dni roboczych przekazuje do księgowości budżetowej celem sprawdzenia, dołączając karty drogowe. Po sprawdzeniu, zestawienie wraz z kartami drogowymi zwracane jest do ww. pracownika, gdzie przechowywane jest zgodnie z instrukcją archiwizowania dokumentów,

– protokół szkody w transporcie – oryginał. Sporządza osoba każdorazowo wyznaczona przez kierownika jednostki. Oryginał protokołu wraz z decyzją kierownika jednostki o sposobie rozliczenia szkody przekazywany jest do pionu finansowego. Pierwsza kopia przechowywana jest łącznie z kartami drogowymi i miesięcznym zestawieniem, drugą kopię otrzymuje osoba bezpośrednio uczestnicząca w powstaniu szkody.

2. Według wyżej ustalonych zasad należy rozliczać zużycie paliwa zakupionego do samochodu. . Ewidencję kart drogowych i rozliczenia miesięczne na zasadach określonych w ust. 1 prowadzi pracownik d/s. obsługi kancelaryjnej i spraw gospodarczych Urzędu. Stosowana winna być miesięczna karta drogowa pojazdu .

3. Faktury VAT na zakup paliwa winny być opisane z powołaniem numeru karty drogowej, w której fakturę ujęto.

§ 19

Dokumentowanie i rozliczanie zakupów opału.

1. Zakupy opału nie podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej (karta kontowa materiałowa ilościowo-wartościowa) lecz przy zakupie księgowane są bezpośrednio w koszty.

2 . Na koniec roku przeprowadzana jest inwentaryzacja i spisywany jest stan opału.

3. Stan opału w oparciu o spisy z natury wprowadzany jest w księgowości na konta materiałowe Kartoteki ilościowo-wartościowe opału na cele grzewcze prowadzone są ręcznie przez pracownika pionu finansowego, wg ogrzewanych obiektów z rozbiciem na rodzaje opału.

3. Rozliczenie zużycia opału za okres sezonu grzewczego następuje w formie protokołu sporządzonego przez powołaną komisję, w oparciu o ustalone wewnętrznie normy zużycia dla poszczególnych obiektów.

4. Wzór protokołu komisyjnego rozliczania opału stanowi Załącznik Nr 8 do niniejszej instrukcji.

§ 20

Dokumentowanie ruchu majątku trwałego.

1. Dowody księgowe majątku trwałego:

1) przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OT),

2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – oryginał (symbol MT),

3) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT),

4) aktualizacja wyceny środka trwałego – oryginał (symbol AT),

5) przekwalifikowanie środka trwałego w używaniu na środek trwały – oryginał,

6) likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT),

7) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu – oryginał,

8) obcy środek trwały w użytkowaniu – oryginał,

9) wydzierżawienie środka trwałego – kopia,

10)   oddanie w administrowanie środka trwałego – oryginał (symbol PT),

11)   nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego – oryginał,

12)   protokół szkodowy środka trwałego – oryginał,

13)   protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,

14)   przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol OW),

15)   likwidacja środka trwałego w używaniu – oryginał (symbol LW),

16)   zmiana miejsca użytkowania środka trwałego w używaniu – oryginał.

§ 21

Dokumentowanie inwentaryzacji.

1. W jednostce obowiązują dowody inwentaryzacyjne:

1) zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury,

2) protokół likwidacji zużytych środków trwałych,

3) arkusz spisu z natury – oryginał,

4) protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej – oryginał,

5) oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją,

6) sprawozdanie z przebiegu spisu z natury,

7) oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji,

8) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych – oryginał sporządza pion finansowo--księgowy,

9) rozliczenie końcowe ilościowo-wartościowe,

10)   protokół rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych – oryginał,

11)   decyzja w sprawie różnic inwentaryzacyjnych – oryginał.

2. Arkusze spisu z natury winny być ponumerowane i ujęte w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Druki te wydaje za pokwitowaniem odbioru, pracownik pionu finansowego przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej w dwóch egzemplarzach. Po zakończeniu spisu z natury przewodniczący komisji oddaje oryginał do pionu finansowego.

3. Protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej (oryginał) sporządzany jest w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie. Arkusze spisowe dla potrzeb inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej otrzymuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w trzech egzemplarzach. Po zakończeniu spisu oryginał przekazuje do pionu finansowego, po jednej kopii – zdającemu i przyjmującemu. Protokół z inwentaryzacji podpisuje zdający i przyjmujący, zatwierdza kierownik jednostki. W przypadku różnic, decyzje podpisuje kierownik jednostki.

4. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

Rozdział V

Kontrola dowodów księgowych

§ 22

1. Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem.

2. Dowody winny być sprawdzone pod względem:

– merytorycznym, co polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości gospodarności i legalności operacji gospodarczych, wyrażonych w dowodach oraz stwierdzeniu, że wystawione zostały przez właściwe jednostki,

– formalno-rachunkowym, co polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

3. Kontrola dowodów winna się odbywać na właściwych samodzielnych stanowiskach pracy, na skutek czego zachodzi konieczność terminowego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami zgodnie z „Terminarzem obiegu dokumentów księgowych”, stanowiącym Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji. Obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania, powinien odbyć się najkrótszą drogą.

4. Ponieważ poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu, kontrola winna obejmować także przestrzeganie obowiązujących zasad obiegu dowodów księgowych, wymienionych w Rozdz. IV § 11 pkt. 2.

5. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe.

6. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w § 8 ust. 1 ppkt. 11 i 12 niniejszej Instrukcji.

§ 23

Dekretacja dokumentów księgowych.

1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.

2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.

3. Dekretacja obejmuje następujące etapy:

– segregacja dokumentów,

– sprawdzenie prawidłowości dokumentów,

– właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania).

1) Segregacja dokumentów polega na:

– wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich zapowiedzią),

– podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzaju poszczególnych działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, środki specjalne, inwestycje, itp),

– kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę).

2) Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki, ustalony w zakresie obowiązków.  W wypadku stwierdzenia braku podpisu, należy dowód zwrócić do właściwego stanowiska w celu uzupełnienia.

3) Właściwa dekretacja polega na:

– nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane,

– umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany,

– do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć,

– wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych,

– określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, pod inną datą niż data jego wystawienia (dot. dowodów własnych) lub data otrzymania (dot. dowodów obcych),

– podpisaniu przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną przez głównego księgowego do dekretacji.

4. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią.

Rozdział VI

Ewidencja faktur VAT

§ 24

1. Podmioty sektora finansów publicznych, dla których wartość sprzedaży przekroczy kwotę corocznie ustaloną w ustawie z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, są zobowiązane zgłosić i zarejestrować swoją działalność we właściwym dla prowadzenia swojej działalności urzędzie skarbowym. Zarówno Urząd Gminy jak i Gmina są podatnikami VAT i posiadają Nr. rejestracyjne VAT.

Od momentu zarejestrowania stają się podatnikami podatku VAT i o tym fakcie są zobowiązani powiadomić wszystkie podmioty gospodarcze w celu zmiany formy fakturowania.

2. Do udokumentowania operacji sprzedaży w jednostce, będącej podatnikiem podatku od towarów i usług VAT służą:

1) dla osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą, będących podatnikami podatku od towarów i usług:

a) faktury VAT

b) faktury korygujące VAT /wystawiane zawsze przez sprzedającego/ opatrzone klauzulą „KOREKTA”.

2) w szczególnie uzasadnionych przypadkach: zaginięcia faktury VAT lub jej niezawinionego zniszczenia, do udokumentowania operacji sprzedaży dopuszcza się duplikat faktury VAT. Duplikat każdorazowo sporządza wystawca umieszczając na fakturze oznaczenie „DUPLIKAT”.

3. Dla udokumentowania operacji zakupu towarów i usług w jednostce, będącej podatnikiem podatku od towarów i usług służą:

1) faktury VAT,

2) faktury korygujące VAT.

4. Faktury wymienione w pkt. 2 ppkt 1 lit. a i b, należy wystawiać zgodnie z zasadami określonymi w przepisach rozdziału 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym.

5. Nabywca towaru i usług, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące:

1) sprzedawcy towaru lub usługi,

2) nabywcy towaru lub usługi,

3) oznaczenia towaru lub usługi

– może wystawić notę korygującą.

Not korygujących nie można wystawiać w przypadku zaistnienia pomyłek określonych w § 35 ust.1 pkt 5-12 rozporządzenia Ministra Finansów, o którym mowa w pkt. 4.

7. Nota korygująca przesyłana jest wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią.

8. Nota korygująca winna zawierać dane określone w § 43 ust. 3 pkt. 1-5 rozporządzenia Ministra Finansów, o którym mowa w pkt. 4.

9. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej, zgadza się z treścią noty korygującej potwierdza jej treść podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub faktury korygującej i odsyła jej kopię /oryginał do wystawcy/.

10. Nota korygująca powinna być opatrzona napisem „NOTA KORYGUJĄCA”.

11. Podatnicy podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego zobowiązani są wystawiać fakturę VAT wewnętrzną w przypadku zaistnienia następujących zdarzeń:

1) świadczenia usług oraz przekazania lub zużycia towarów na potrzeby reprezentacji albo reklamy,

2) przekazania przez podatnika towarów oraz świadczenia usług na potrzeby osobiste podatnika, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszeń a także zatrudnionych przez niego pracowników oraz byłych pracowników.

12. Ustala się następujące zasady wystawiania faktur VAT:

1) Faktury VAT wystawiane są w 3 egzemplarzach, z których:

a) oryginał otrzymuje nabywca,

b) pierwszą kopię otrzymuje referat / dział księgowości/,

c) druga kopia pozostaje w referacie, który wystawił faktury VAT.

2) Faktury VAT wystawiane są w terminie 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi chyba, że inaczej stanowią szczególne przypadki powstania obowiązku podatkowego.

3) Wystawcą faktury VAT mogą być osoby posiadające upoważnienia kierownika jednostki do ich wystawiania.

4) Faktury VAT muszą być kolejno numerowane.

13. Zobowiązuje się osoby upoważnione do wystawiania faktur VAT do bezwzględnego przestrzegania następujących zasad przy dokonywaniu sprzedaży towarów i usług:

1) w przypadku, gdy faktura VAT dotyczy sprzedaży opodatkowanej stawką: 0 %, 7 % lub jest zwolniona od podatku, powinna w swej treści bezwzględnie zawierać symbol wyrobu lub usługi,

2) faktura VAT sprzedaży winna zawierać nazwisko i imię oraz podpis osoby uprawnionej do jej odbioru lub, gdy odbiór osobisty faktury jest niemożliwy, pisemne oświadczenie /oryginał/ odbiorcy o upoważnieniu sprzedającego /wystawcy faktury/ do wystawienia faktury bez swojego /odbiorcy/ podpisu. Oświadczenie może być złożone również na zamówieniu.

3) oświadczenie, o którym mowa w pkt. 13 ppkt. 2 jest ważne bezterminowo, aż do pisemnego odwołania, z tym że oświadczenie złożone na zamówieniu dotyczy jedynie tego konkretnego zamówienia.

14. Zobowiązuje się osoby upoważnione do wystawiania faktur VAT do sporządzania:

1) rejestrów sprzedaży,

2) rejestrów zakupu,

3) deklaracji VAT 7,

4) przelewów należnego urzędowi skarbowemu podatku VAT, wynikającego z deklaracji VAT 7.

15. Stosując w jednostce rejestr sprzedaży, sporządza się go za okresy miesięczne. W poszczególnych miesiącach ujmuje się w kolejnych rejestrach sprzedaży w sposób chronologiczny, według kolejnej numeracji, wszystkie wystawione w danym miesiącu faktury VAT i faktury korygujące.

W kolejnych latach zakłada się nowe rejestry sprzedaży.

16. Otrzymane od kontrahentów faktury VAT i faktury korygujące, uprawniające jednostkę do odliczenia podatku naliczonego od należnego ujmuje się w rejestrach zakupu sporządzanych w okresach miesięcznych w danym roku obrachunkowym.

17. Dane wynikające z rejestrów sprzedaży i rejestrów zakupu wykazuje się w deklaracji VAT ....., sporządzanej co miesiąc i składanej do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy. W tym samym terminie na konto urzędu skarbowego odprowadza się należny budżetowi państwa podatek VAT. Dane, wykazane w deklaracji VAT winny być zgodne z danymi, wynikającymi z ewidencji księgowej.

18. W celu prawidłowego i terminowego wystawiania faktur VAT ze sprzedaży towarów i usług, sporządzania rejestrów zakupu i sprzedaży, paragonów fiskalnych, deklaracji rozliczeniowych przelewów należnych budżetowi państwa podatków, faktur i not korygujących, ustala się następujący obieg dokumentów:

1) Wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, noty korygujące potwierdzające fakt zakupu składników majątkowych oraz zakupu usług winny być składane w sekretariacie urzędu. Na dowód wpływu dokumentów, o których mowa wyżej, pracownik sekretariatu na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu i wpisuje je do odpowiedniego rejestru. Faktury gotówkowe, będące dowodem przy rozliczaniu zaliczek lub jednorazowych zakupów, należy zarejestrować w sekretariacie najpóźniej w następnym dniu po dokonaniu zakupu lub rozliczeniu zaliczki.

2) Po dokonaniu wstępnej dekretacji dokumentów przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, dokumenty o których mowa w pkt. 18 p.pkt 1 trafiają na stanowiska merytoryczne.

3) Główny księgowy w tym samym dniu, a najpóźniej dnia następnego dekretuje dokumenty na poszczególne stanowiska pracy w referacie do zaewidencjonowania i sprawdzenia ich zgodności pod względem rachunkowym.

4) Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do:

a) sprawdzenia faktur i ich zgodności ze stanem faktycznym,

b) zatwierdzenia jedynie oryginałów faktur i faktur korygujących do zapłaty poprzez umieszczenie na odwrocie faktury pieczęci lub zapisu odręcznego o następującej treści:

– w przypadku faktur dotyczących wydatków inwestycyjnych: „Rozdz. ........ Zadanie inwestycyjne pn. ......../. ........ /Usługa / robota wykonana zgodnie z umową /zleceniem Nr ........ z dnia ......../. Wydatek znajduje pokrycie w planie finansowym na rok ......../. Zakupu / robót / usług dokonano zgodnie z art. ........ ustawy o zamówieniach publicznych. ........, dnia ......../. Podpis pracownika i imienna pieczęć”.

– w przypadku faktur dotyczących wydatków bieżących: „Faktura dot. ......../. Wydatek znajduje pokrycie w planie finansowym na rok ......../. Zaksięgować w koszty jednostki w rozdz. ........ § ......../. Zakupu robót / usług dokonano zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych art. ........, dnia ......../. Podpis pracownika i imienna pieczęć.”

c) na dowód potwierdzenia prawidłowości danych umieszczonych na fakturze i zatwierdzenia jej do zapłaty, pracownicy merytoryczni składają swój podpis i wpisują datę dokonania ww. czynności. Następnie tak zatwierdzoną fakturę zwracają do referatu księgowości za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Datę zwrotu faktury do księgowości należy odnotować w prowadzonym rejestrze faktur przez stanowiska merytoryczne niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 3 dni od jej otrzymania,

d) niedotrzymanie terminów określonych w pkt. 12 ppkt 2 i pkt. 18 ppkt 4 lit. c może spowodować wobec pracownika winnego niedotrzymania ww. terminów zastosowanie sankcji, przewidzianych przepisami kodeksu pracy,

e) faktury zawierające błędy określone w § 35 ust.1 pkt 5 – 12 rozporządzenia Ministra Finansów, o którym mowa w pkt. 4, należy odesłać do wystawcy za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. O fakcie odesłania faktury należy powiadomić referat księgowości, poprzez przekazanie do pracownika księgowości kopii pisma o zwrocie faktury i umieszczeniu w rejestrze faktur daty odesłania faktury.

f) pracownicy księgowości, odpowiedzialni za ewidencjonowanie faktur w odpowiednich urządzeniach księgowych, zobowiązani są do ich ujęcia w zbiorach w porządku chronologicznym tak, aby spełniały wymogi określone w art. 24 ustawy z dnia 9 września 1994 r. o rachunkowości.

19. Wszystkie dokumenty, będące podstawą wystawienia faktury VAT, faktury korygującej, noty korygującej, ze sprzedaży, następnie rejestru sprzedaży, a w konsekwencji deklaracji VAT 7, winny być przekazane do referatu księgowości najpóźniej następnego dnia od zaistnienia faktu sprzedaży towaru lub usługi tak, by zachowany został termin ich fakturowania określony w pkt. 12 ppkt 2 niniejszego rozdziału.

20. Do podstawowych dokumentów, będących podstawą do wystawienia faktury VAT w jednostce

Urzędu Gminy w Imielnie należą:

– umowy kupna – sprzedaży,

– umowy najmu,

– umowa czynszu dzierżawnego,

– dowody wewnętrzne

­­_ umowy na dostawę wody z wodociągu gminnego.

21. Zobowiązuje się wszystkich pracowników jednostki Urzędu Gminy w Imielnie do terminowego przekazywania dokumentów, o których mowa w p.kcie 20 do referatu księgowości, stanowiących podstawę do wystawiania faktur VAT .

22. Wobec pracowników nie wywiązujących się z zapisu pkt 21 mogą zostać zastosowane sankcje karne wynikające z kodeksu pracy.

Rozdział VII

Ochrona danych

§ 25

Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych.

1. Dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są poprzez:

– system identyfikatorów, odrębnych dla każdego pracownika,

– hasła dostępu,

– hasła na wygaszaczu.

2. Pracownicy, posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, winni posiadać stosowne przeszkolenie zgodnie z wymogami prawa o ochronie danych.

3. Szczegółowe zasady postępowania z danymi osobowymi zawarto w:

1) Instrukcji postępowania w przypadku naruszenia danych osobowych,

2) Instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

4. Dowody księgowe, po wpłynięciu do księgowości i zaksięgowaniu, nie mogą być wydawane z referatu finansowego, która przechowuje dowody. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innej komórki organizacyjnej, dokument można udostępnić, ale tylko na miejscu w referacie finansowym, która przechowuje te dowody.

5. Wydanie dowodów księgowych na zewnątrz (dla organów ścigania, sądów, itp.), może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki, za pokwitowaniem.

6. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym, według poszczególnych rodzajów działalności (dochody, wydatki).

7. Sprawozdania należy przechowywać w teczkach do tego celu przeznaczonych, dostosowanych do ustalonego czasu przechowywania.

8. W okresie roku sprawozdawczego oraz w ciągu roku następnego, dowody księgowe winny znajdować się w pionie finansowo-księgowym, po tym okresie winny być przekazane do archiwum jednostki.

9. Nadzór nad prawidłowym przechowywaniem dokumentów przekazanych do archiwum jednostki i terminowym przekazywaniem akt na makulaturę, w trybie ustalonym obowiązującymi przepisami, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego, należy do .......................... lub innego pracownika, wyznaczonego przez kierownika jednostki.

CZĘŚĆ IV

Archiwizowanie dokumentów księgowych

§ 26

1. Zasady prowadzenia przechowywania i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych:

1) zasada grupowania dokumentów do akt – jednorodność tematyczna,

2) zasada kompletowania dokumentów w aktach – układ chronologiczny,

3) zasada oznakowania akt:

– symbol literowy komórki organizacyjnej (referat finansowy),

– symbol cyfrowy akt (zgodny z instrukcją kancelaryjną),

– numer kolejny (rok np. 15/99),

4) zasady przechowywania akt:

– akta winny być przechowywane na stanowisku pracy, którego dotyczą. Okres przechowywania określa kategoria archiwalna,

5) zasada odpowiedzialności indywidualnej:

– każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone przez niego z zakresu wykonywanych czynności,

6) zasada łatwego wyszukiwania dokumentów:

– dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane, zgodnie z zasadami, o których mowa w ppkt. 3. Oznakowany winien być pojedynczy dokument i zewnętrzna strona teczki, w której jest przechowywany.

2. Wykaz akt finansowo-księgowych wg grup tematycznych archiwizowania dokumentów księgowych dla organów gmin, stanowi Załącznik Nr 9 do niniejszej instrukcji.

3. Oznaczanie kategorii dokumentacji:

Symbolem ”A” – oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej  materiały archiwalne.

Symbolem „B” – oznacza się kategorie dokumentacji  nie archiwalnej:

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub państwowej jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych,

2) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu

przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

5. Główny księgowy odpowiedzialny jest za prowadzenie i przekazanie do przechowywania w archiwum akt, jak niżej:

1) akt planistycznych (dotyczące budżetu i środków pozabudżetowych),

2) akt rachunkowości i finansów,

3) dokumentacji płacowej,

4) dokumentacji inwentaryzacyjnej,

5) dokumentacji majątkowej,

6) dokumentacji podatkowej,

7) dokumentacji inwestycyjnej w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych,

8) dokumentacji sprawozdawczej dotyczącej budżetu gminy, funduszy celowych i funduszy specjalnych.

§ 27

Przechowywanie akt.

1. W jednostce obowiązują poniższe zasady przechowywanie akt:

1) akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym,

2) na samodzielnych stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego,

3) teczki spraw w trakcie załatwiania opisuje się zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. Akta spraw ostatecznie załatwionych opatruje się opisem zgodnym z wymogami archiwalnymi,

4) kompletne teczki z aktami spraw ostatecznie załatwionych mogą być przechowywane na merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego roku; w przypadku, gdy dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji zadań jednostki – przez okres do dwóch lat.

2. Przechowywanie akt w archiwum zakładowym:

1) w celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, jednostka prowadzi archiwum zakładowe,

2) akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie roku (w uzasadnionych wypadkach – po upływie dwóch lat), kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący sprawy,

3) pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, po uzgodnieniu z każdym pracownikiem lub kierownikiem referatu, ustala termin przekazania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne komórki i samodzielne stanowiska pracy,

4) przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

5) spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt; pozostałe egzemplarze pozostają w archiwum,

6) spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w kolejności teczek, według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

7) spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

3. Archiwizowana dokumentacja podlega konserwacji raz na pięć lat. Akta o szczególnym znaczeniu historycznym lub inne dokumenty o dużej wartości dla jednostki, winny być przechowywane w postaci foliowanej.

CZĘŚĆ V

Postanowienia końcowe

§ 28

Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie.

1. Mienie, będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży.

2. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony.

3. Po zakończeniu pracy budynek jednostki (a także wszystkie jego pomieszczenia) powinien być zamknięty na klucz, okna pozamykane, system alarmowy włączony.

4. Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu jednostki.

5. Na przebywanie w budynku po godzinach pracy konieczna jest zgoda kierownika jednostki lub jego pełnomocnika.

6. Maszyny biurowe i sprzęt o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być, po zakończeniu pracy, przechowywane w pozamykanych szafach.

§ 29

1. Odpowiedzialność materialną i służbową pracownika za powierzone składniki majątku gminy określa kodeks pracy. Zgodnie z art. 124 § 1 i 2 kodeksu pracy, pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za powierzone mu mienie wtedy, jeżeli zostało mu powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.

2. Przekazanie mienia powinno być udokumentowane w sposób pozwalający stwierdzić, za jaki powierzony sprzęt pracownicy ponoszą odpowiedzialność materialną.

3. W celu zabezpieczenia majątku gminy należy przestrzegać, aby w aktach osobowych pracowników materialnie odpowiedzialnych znajdowały się umowy określające zakres odpowiedzialności materialnej i służbowej za powierzony ich pieczy majątek jednostki.

4. W przypadku zwolnienia lub przeniesienia pracownika materialnie odpowiedzialnego na inne stanowisko pracy, obowiązkiem przełożonego jest dopilnowanie, aby we właściwym czasie dokonane zostało przekazanie stanowiska pracy protokołem zdawczo-odbiorczym wraz ze spisem z natury.

5. Szczegółowe zasady odpowiedzialności za mienie jednostki określone zostały w Instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym jednostki, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

§ 30

1. Załatwianie i obieg korespondencji określa instrukcja kancelaryjna.

2. Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkie stanowiska pracy jednostki i winna być przestrzegana przez wszystkich pracowników.

3. Instrukcja obowiązuje od dnia 01 lipca 2005 r.

§ 31

Wykaz załączników do instrukcji:

1. Schemat ogólny dowodu księgowego.

2. Terminarz obiegu dokumentów księgowych oraz wykaz samodzielnych stanowisk pracy biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowaniu dokumentów księgowych.

3. Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i stosowaniu zasad przyjętych w Instrukcji.

4. Wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzenia dowodów księgowych.

5. Wzór umowy zlecenia.

6. Rozliczenie kart drogowych.

7. Wykaz własnych dowodów wewnętrznych stanowiących podstawę dokumentowania operacji gospodarczych.

8. Wzór protokołu z rozliczenia opału zakupionego przez .......................................

9. Wykaz akt finansowo-księgowych według grup tematycznych i archiwizowania dokumentów księgowych dla organów gmin.

.................................

Kierownik jednostki

Załącznik Nr 1 do Instrukcji

obiegu, kontroli i archiwizowania

dokumentów księgowych

Schemat ogólny dowodu księgowego

Załącznik Nr 2 do Instrukcji

obiegu, kontroli i archiwizowania

dokumentów księgowych

...................................................

(nazwa jednostki – pieczęć)

Terminarz

obiegu dokumentów księgowych

oraz wykaz komórek organizacyjnych

i samodzielnych stanowisk pracy biorących udział

w obiegu, kontroli i archiwizowaniu

dokumentów księgowych

Do działu księgowości spływają dokumenty finansowe z następujących komórek i stanowisk:

1 . Referat Finansowy

2. Stanowisko ds. inwestycji i gospodarki przestrzennej

3. Stanowisko ds. inwestycji komunalnych, drogowych i ochrony środowiska

4. Stanowisko d/s. Obrotu ziemią i ewidencji działalności gospodarczej

5. Stanowisko ds. rolnictwa i realizacji programów pomocowych z Unii Europejskiej

6. Stanowisko ds. organizacyjnych, szkoleń i kadr

7. Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy i Komisji

8. Stanowisko ds. obrony cywilnej, wojskowych i BHP

9. Stanowisko ds. wykorzystania funduszy strukturalnych z Unii Europejskiej, rozwoju

lokalnego, promocji gminy

10. Stanowisko Radca prawny

11. Stanowisko ds. Ewidencji ludności

11 . Urząd Stanu Cywilnego

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest Zastępca Skarbnika, podinspektor d/s. księgowości budżetowej oraz podinspektor ds. księgowości podatków i opłat.

Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy i Komisji

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. Obsługi Rady.

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. kadrowych i płac.

Stanowisko d/s. Obrotu ziemią i ewidencji działalności gospodarczej

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. działalności gospodarczej

Stanowisko ds. obrony cywilnej, wojskowych i BHP

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. bezpieczeństwa publicznego, obrony cywilnej, BHP i p.poż.

Stanowisko ds. inwestycji i gospodarki przestrzennej

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. planowania przestrzennego

Stanowisko ds. inwestycji komunalnych, drogowych i ochrony środowiska

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. inwestycji.

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. rolnictwa i ochrony środowiska.

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. gospodarki

majątkiem gminy.

Za dotrzymanie wyznaczonych terminów spływu dokumentacji odpowiedzialny jest inspektor d/s. organizacji, ochrony zdrowia, kultury i sportu.

Załącznik Nr 3 do Instrukcji

obiegu, kontroli i archiwizowania

dokumentów księgowych

Oświadczenie

o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad

przyjętych w Instrukcji obiegu,

kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych

Niniejszym oświadczam, że przyjąłem /łam/ do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady, określone w Instrukcji oraz zobowiązuję się w zakresie obiegu dokumentów postępować zgodnie z zawartymi w niej ustaleniami. Jednocześnie zobowiązuję się do zapoznania z niniejszą Instrukcją podległych mi pracowników.

Wykaz stanowisk organizacyjnych Urzędu

którym przekazano egzemplarze

„Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania

dokumentów księgowych„

Załącznik Nr 4 do Instrukcji

obiegu, kontroli i archiwizowania

dokumentów księgowych

...................................................

(nazwa jednostki – pieczęć)

Wzory

podpisów osób upoważnionych do zatwierdzenia

dowodów księgowych

Stanowisko ds. Ewidencji Ludności

Stanowisko Radca Prawny

Załącznik Nr 5 do Instrukcji

obiegu kontroli i archiwizowania

dokumentów księgowych

Umowa – Zlecenie Nr .......

W dniu ...............................................................w .......................................................................

pomiędzy ........................................................................................................................................

z siedzibą w ....................................................................................................................................

w imieniu którego działają: ...............................................................................................................

zwanym dalej ZLECENIODAWCĄ ................................................................................................

a ....................................................................................................................................................

zamieszkałym w .............................................................................................................................

legitymującym się dowodem osobistym nr .........................................................................................

zwanym dalej ZLECENIOBIORCĄ, została zawarta umowa następującej treści:

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

1.ZLECENIODAWCA zleca a ZLECENIOBIORCA zobowiązuje się do wykonania następujących prac:

2. Z tytułu wykonanej pracy ZLECENIODAWCA zobowiązuje się wypłacić ZLECENIOBIORCY wynagrodzenie brutto w wysokości: ........................................................................................................................................

słownie ........................................................................................................................................

3. ZLECENIOBIORCA wykonywać będzie swe zadanie w miejscu i czasie wskazanym przez ZLECENIODAWCĘ .........................................................................................................................................................

4. Umowa zostaje zawarta na czas

Od dnia .......................................... do dnia .................................................................................

5. Wypłata wynagrodzenia nastąpi po wystawieniu rachunku przez ZLECENIOBIORCĘ i stwierdzeniu przez ZLECENIODAWCĘ terminowego i prawidłowego wykonania pracy, będącej przedmiotem niniejszej umowy.

6. ZLECENIOBIORCA nie może powierzyć wykonania swych zadań innej osobie, a w razie naruszenia tego postanowienia ZLECENIODAWCA może odstąpić od umowy ze skutkiem natychmiastowym.

7. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

8. W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.

9. Postanowienia dodatkowe.

10. Umowa została zawarta w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

ZLECENIODAWCA ZLECENIOBIORCA

......................................................... ............................................................

Wynagrodzenie ZLECENIOBIORCY podlega podatkowi dochodowemu na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów.

Załącznik Nr 7 do Instrukcji

obiegu, kontroli i archiwowania

dokumentów księgowych.

Wykaz

własnych dowodów wewnętrznych stanowiących podstawę dokumentowania operacji gospodarczych.

1. Polecenie przelewu.

2. Lista wypłat .

3. Rozliczenie zabezpieczenia należytego wykonania umów.

4. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umów oraz zabezpieczenia na okres rękojmi.

5. Przyjęcie środka trwałego „OT”.

6. Protokół przekazania – przesunięcia środka trwałego „PT”.

7. Polecenie księgowania „PK”.

Załącznik Nr 8 do Instrukcji

obiegu, kontroli i archiwowania

dokumentów księgowych

........................... dnia............200... r.

z rozliczenia opału zakupionego przez jednostkę

za okres........................................

Komisja w składzie:

1............................................

2............................................

3............................................

w obecności palacza Pana..........................................................................................................

Komisja stwierdza zużycie opału tj: węgla i koksu w następujących ilościach:

1. węgiel – .................kg

2. koks – .................kg

3. olej opałowy ....................

Powyższą ilość należy zdjąć ze stanu ewidencyjnego i dokonania rozliczenia w księgowości.

Palacz Podpisy członków komisji:

1. ................................. 1. ........................................

2. ................................. 2. ........................................

3................................... 3. .........................................

Zatwierdzam:

.....................................

Otrzymują:

1. księgowość

2. a/a

Załącznik Nr 9 do Instrukcji

obiegu, kontroli i archiwizowania

dokumentów księgowych

Wykaz

akt finansowo-księgowych

według grup tematycznych

i archiwizowania dokumentów księgowych

dla organów gmin

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 135/05

Wójta Gminy Imielno

z dnia 19 grudnia 2005 r.

instrukcja

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku

i zasad odpowiedzialności

za powierzone mienie

w Urzędzie Gminy IMIELNO

CZĘŚĆ I

Podstawy prawne

§ 1.

Podstawę regulacji przyjętych w niniejszej instrukcji stanowią poniższe akty prawne:

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

2. Ustawa z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).

3. Ustawa z dnia 20 listopada 1999 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. Nr 95, poz. 1101 z późn. zm.).

4. Ustawa z 2 lutego 1996 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. Nr 24, poz. 110 z późn. zm. oraz z 2001 r. Dz.U. Nr 154, poz. 1805).

5. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie stosowania Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. z 1999 r. Nr 112, poz.1317 z późn. zm).

6. Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz.U. Nr 38, poz. 454).

7. Komunikat Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”(Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13).

CZĘŚĆ II

Zasady ogólne

§ 2

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

– jednostce – oznacza to urząd gminy,

– kierowniku jednostki – oznacza to wójta gminy,

– księgowym – oznacza to skarbnika gminy,

§ 3.

1. Majątek jednostki stanowią:

– środki trwałe,

– pozostałe środki trwałe (wyposażenie),

– wartości niematerialne i prawne.

2. Wyceny środków trwałych dokonuje się wg zasad określonych w ustawie o rachunkowości, z tym że środki trwałe stanowiące własność jednostki, otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu, wycenia się wg wartości określonej w decyzji.

3. Za środki trwałe uważa się składniki majątku, których wartość początkową, określa ustawa z dnia 20 listopada 1999 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

4. Bez względu na wartość na koncie środków trwałych ewidencjonuje się grunty, budowle i budynki. Wartość środka trwałego może być zwiększona lub zmniejszona w wyniku zarządzanej aktualizacji wyceny. Zwiększenie wartości początkowej środków trwałych może nastąpić o równowartość kosztów inwestycji związanych z ich ulepszeniem.

5. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania z inwestycji, datą zakupu lub datą decyzji. Ujawnione nadwyżki ewidencjonuje się pod datą ich zinwentaryzowania.

6. Umorzenie środków trwałych zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi, określonymi w ustawie z dnia 20 listopada 1999 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a określone w przedziałach od 1,5% do 30,0% wg dolnej granicy stawki, zapisywane jest w księdze głównej na koniec roku budżetowego w oparciu o wydruk z programu komputerowego.

7. Grunty nie podlegają umorzeniu.

8. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest przy pomocy komputera z zachowaniem wymogów przewidzianych dla księgi inwentarzowej środków trwałych.

9. Pozostałe środki trwałe w używaniu (wyposażenie – przedmioty), wycenia się wg cen zakupu brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT.

10. Pozostałe środki trwałe, o wartości nie przekraczającej wielkości stanowiącej dolną granicę środka trwałego, umarza się w pełnej wartości poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania.

11. Ustala się dolną granicę wartości pozostałych środków trwałych podlegających ewidencji ilościowo-wartościowej na poziomie 2,85 % wartości środków trwałych określonych odrębnymi przepisami. (na dzień sporządzania instrukcji dolna granica środka trwałego zgodnie z ustawą z dnia 20 listopada 1999 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynosi 3.500 zł x 2,85..% = 100 zł.) Ustalona granica może ulec zmianie w przypadku zmiany ww. przepisów.

12. Ewidencją ilościowo-wartościową należy objąć, bez względu na ich wartość, składniki majątkowe zaliczone do pozostałych środków trwałych obejmujące wyposażenie biur, jak:

– meble biurowe (szafy, biurka, krzesła, itp.),

– komputery, maszyny liczące i piszące, itp.

13. Dla pozostałych środków trwałych nie wymienionych w pkt. 11 i 12 (z wyjątkiem drobnych jak: dziurkacze, nożyczki, zszywacze, itp.), prowadzona jest ewidencja ilościowa. Na rachunkach, na podstawie których dokonano zakupu pozostałych środków trwałych (wyposażenia), należy dokładnie opisać komu przekazano środek do użytku ,imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej, data i podpis / lub w zeszycie prowadzonym do tego celu, bądż na wykazach za pokwitowaniem odbioru/.

14. Nabyte książki i wydawnictwa podlegają ewidencji w odrębnej księdze inwentarzowej, dla każdej z bibliotek osobno. Wpisu dokonują pracownicy poszczególnych placówek.

15. Zakupione książki do użytku służbowego na rachunku opisywane są komu przekazano, za pokwitowaniem odbioru .

16. Dowody zakupu książek i wydawnictw winny być dokładnie opisane z podaniem użytkownika i zawierające klauzulę: „wpisano do księgi inwentarzowej poz. .............. nr ............... data ................ podpis ................”.

CZĘŚĆ III

Odpowiedzialność za składniki mienia

§ 4.

1. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku gminy ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki, na którym również ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem.

2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem.

3. Odpowiedzialność za majątek jednostki używany przez inne jednostki organizacyjne ponoszą kierownicy poszczególnych jednostek, a nadzór prowadzi ......................................

§ 5.

1. Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo-wartościową, stanowiące wyposażenie biurowe, winny być przypisane do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie inwentarzowym.

2. Spis inwentarzowy, oprócz numeru pomieszczenia, powinien określać rodzaj, ilość składników wyposażenia, ich numer inwentarzowy oraz nazwiska i imiona pracowników, których pieczy składniki te powierzono. Spis taki, opatrzony pieczęcią jednostki i podpisami osób odpowiedzialnych umieszcza się w widocznym miejscu w każdym pomieszczeniu (wzór „Spisu inwentarza” stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji).

3. Wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego mogą nastąpić za wiedzą kierownika jednostki lub wyznaczonego pracownika i pracowników odpowiedzialnych za jego eksploatację i ochronę. Zmiany te każdorazowo powinny być odnotowane w spisie inwentarzowym. W przypadku zmian w środkach trwałych lub środkach trwałych pozostałych w używaniu, podlegających ewidencji ilościowo-wartościowej – zmiany winny być zgłoszone do referatu finansowo-księgowego na obowiązujących drukach, szczegółowo opisanych w treści instrukcji. Obowiązek dopilnowania zgłoszenia zmian ciąży na Sekretarzu Gminy.

4.Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest dopilnować aktualizacji w spisie inwentarzowym podpisów pracowników w razie zmian personalnych na stanowiskach pracy usytuowanych w danym pomieszczeniu.

§ 6.

1. Pracownikom jednostki może być powierzony, na podstawie odpowiedniego dowodu („OT” lub „PT”) sprzęt biurowy do użytku indywidualnego. Przyjmując taki sprzęt pracownik winien podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie i zobowiązać się do jego zwrotu, gdy ustanie potrzeba jego użytkowania. (Wzór oświadczenia zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.) Oświadczenia powyższe przechowuje się w aktach osobowych.

2. Sprzęt biurowy, nie podlegający ewidencji ilościowo-wartościowej przydzielony do indywidualnego użytku pracownika nie wymaga wykazania w spisie inwentarzowym, przy czym obowiązek okazania tego sprzętu komisji inwentaryzacyjnej spoczywa na pracowniku, pod rygorem odpowiedzialności za stwierdzony brak.

3. Obowiązkiem pracowników, z którymi rozwiązywany jest stosunek pracy jest uzyskanie adnotacji o zwrocie mienia na karcie obiegowej.

§ 7.

1. Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest zorganizować taką formę nadzoru, która skutecznie służy należytej ochronie składników majątkowych przed zniszczeniem lub kradzieżą.

2. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników majątkowych, osoby wymienione w ust.1 występują z wnioskiem do kierownika jednostki o spowodowanie wykonania koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia.

3. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych, powierzonych pracownikowi do indywidualnego użytku, zainteresowany pracownik obowiązany jest zgłosić ten fakt kierownikowi jednostki.

§ 8.

1. Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia, przeznaczonego do użytku indywidualnego przed utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono.

2. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego, będącego na wyposażeniu jednostki lub powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest ustalić okoliczności tego faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia przyczyny lub osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić kierownikowi jednostki wnioski w przedmiocie wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej w myśl przepisów kodeksu pracy.

§ 9.

1. Odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawianie obowiązujących dokumentów, dotyczących zmian w stanie posiadania, ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki..

2. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia między pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej jest niedopuszczalne. Skutki prawne związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień takich dokonali. Wyznaczony pracownik przez kierownika jednostki, kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych w takich przypadkach ponoszą odpowiedzialność z tytułu nadzoru.

§ 10.

1. Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia jednostki, powstałego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków.

2. Odpowiedzialność pracownika z tego tytułu wiąże się z obowiązkiem wyrównania powstałej szkody, przy czym regres zakładu ogranicza się do trzykrotnych poborów – zgodnie z kodeksem pracy.

3. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości, jeżeli przekracza ona wartości trzykrotnych poborów w sytuacji, gdy pracownik:

1) dopuścił się zagarnięcia mienia albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę zakładowi,

2) nie dopełnił obowiązku zwrotu albo rozliczenia się z powierzonych mu pieniędzy, papierów wartościowych, kosztowności, narzędzi, instrumentów lub innego wyposażenia, a także odzieży ochronnej i roboczej lub sprzętu ochrony osobistej,

3) spowodował szkodę w mieniu innym niż wymienione w punktach 1) i 2), jeżeli było ono mu powierzone z obowiązkiem zwrotu.

CZĘŚĆ IV

Inwentaryzacja

§ 11.

1. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości majątek jednostki podlega inwentaryzacji. Polega ona na przeprowadzeniu zespołu czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych jednostki, w tym: dokonanie spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku jednostki, uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym również rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych.

2. Stosownie do powołanych przepisów odpowiedzialność za zarządzenie inwentaryzacji, terminowe i prawidłowe jej przeprowadzenie ponosi kierownik jednostki. Za inwentaryzację w poszczególnych jednostkach budżetowych i zakładach budżetowych odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek.

§ 12.

Terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji:

1. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację:

1) rzeczowych składników aktywów obrotowych, druków ścisłego zarachowania, a także środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie nie strzeżonym – drogą spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych i rozliczenia ewentualnych różnic,

2) środków pieniężnych krajowych i zagranicznych, zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek – drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń pisemnych prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów lub pasywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

3) aktywów i pasywów nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań z tytułów publiczno – prawnych, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których spis z natury jest niemożliwy ? przeprowadza się przez porównanie danych ewidencyjnych ze stanem wynikającym z dowodów księgowych ( wzór - Załącznik Nr.16 do niniejszej instrukcji),

4) inwentaryzacją należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe:

– ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej,

– będące własnością innych jednostek.

2. Raz w ciągu dwóch lat:

– zapasów materiałów i towarów znajdujących się w strzeżonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo-wartościową.

3. Raz w ciągu czterech lat:

– środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym.

4. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji określone w ust. 1, 2 i 3 uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

– składników aktywów z wyłączeniem materiałów ? rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończono do 15 dnia następnego roku (styczeń), ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie do lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda (zwiększenia lub zmniejszenia), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

5. Konkretne terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce określa „Harmonogram inwentaryzacji” stanowiący Załącznik Nr 4 do niniejszej Instrukcji.

§ 13.

Czynności przedinwentaryzacyjne.

1. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiającego identyfikację oraz przydatności. Należy dokonać likwidacji środków zniszczonych, nieprzydatnych, itp.

2. Likwidacji dokonuje komisja powołana przez kierownika jednostki sporządzając protokół (wzór – Załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji), w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji.

3. Protokół likwidacji winien zawierać: nazwę środka, numer inwentarzowy, ilość, cenę i wartość, podpisy komisji i osób materialnie odpowiedzialnych, zatwierdzenie kierownika jednostki.

4. Protokół zatwierdzony przez kierownika jednostki komisja przekazuje niezwłocznie głównemu księgowemu celem naniesienia zmian w ewidencji księgowej.

§ 14.

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji.

1. Inwentaryzację środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu (wyposażenie) przeprowadza się metodą spisu z natury w oparciu o zarządzenie kierownika jednostki (wzór ? Załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji).

2. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki. Powinien być nim pracownik na stanowisku kierowniczym, nie może to być główny księgowy lub inny pracownik działu finansowo-księgowego.

3. Członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje kierownik jednostki, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, w składzie co najmniej trzech osób.

4. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się zespoły spisowe spośród pracowników. Zespół spisowy musi się składać z co najmniej trzech osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za podlegające spisowi składniki majątku. Skład zespołów spisowych ustala, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kierownik jednostki w specjalnym zarządzeniu.

5. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

1) stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian i uzupełnień w ich składzie,

2) wyznaczanie spośród członków komisji zastępcy przewodniczącego oraz ustalenie zakresu czynności dla członków komisji,

3) przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,

4) organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie, a w szczególności sprawdzenie, czy środki trwałe i wyposażenie w użytkowaniu są oznakowane i czy w pomieszczeniach, w których się znajdują wywieszone są aktualne spisy inwentarzowe,

5) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania,

6) stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie:

a) zmiany terminu inwentaryzacji,

b) zarządzenia inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku,

c) powołania fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów faktycznych składników majątku, inwentaryzacyjnych na podstawie obmiaru lub szacunku,

d) przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony polegający na zastąpieniu:

– spisu z natury – porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem faktycznym,

– spisu z natury – porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją,

– przeprowadzeniu spisów uzupełniających lub powtórnych,

7) zarządzanie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu,

8) kontrolowanie przygotowań do spisu oraz przebiegu spisów z natury,

9) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym, wypełnionych przez zespoły spisowe, arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji,

10)   dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

11)   ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i sformułowanie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

12)   przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych,

13)   stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania, ujawnionych w czasie inwentaryzacji, zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku,

14)   przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z wymienionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczącym zespołów spisowych; nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie.

§ 15.

Inwentaryzacja właściwa.

1. Przed rozpoczęciem spisu osoba odpowiedzialna materialnie za inwentaryzowane składniki mienia składa oświadczenie (wzór – Załącznik Nr 6 do niniejszej Instrukcji). Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej pobiera od osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania „Arkusz spisu z natury – uniwersalny”, (wzór – Załącznik Nr 7 do niniejszej Instrukcji) stanowiący druk ścisłego zarachowania. Zespół spisowy dokonuje spisu z natury na ww. „Arkuszu spisu...” wypełniając czytelnie wszystkie rubryki zgodnie z jego treścią w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej. Jeżeli w spisie z natury z ważnych przyczyn nie może brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby, spis z natury powinien być przeprowadzony przez co najmniej 3 osobową komisję, wyznaczoną przez kierownika jednostki. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją na arkuszu spisowym należy zamieścić klauzulę o treści: „Spis zakończono na poz. .........”. Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza należy skreślić.

2. Błędy w arkuszach spisowych, w momencie ich wypełnienia, można poprawić wyłącznie zgodnie z zasadami przewidzianymi w przepisach art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tj. przez skreślenie błędnego zapisu (tekstu, liczby), tak aby pozostały one czytelne. Poprawka błędu powinna być podpisana przez osobę (osoby) dokonującą spisu z natury i opatrzona datą. Błędy powstałe np. przy wycenie, powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonywanie tej czynności.

3. Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej – w trzech. Oryginał spisu otrzymuje księgowość za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, kopię – osoba materialnie odpowiedzialna.

4. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu:

– środków trwałych,

– pozostałych środków trwałych w używaniu,

– materiałów.

5. Nie należy spisywać na jednym arkuszu składników majątku powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. O ile nie można uniknąć ruchu składników majątku, zespół spisowy zawiadamia o tym przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania.

6. Po zakończeniu każdej strony arkusza spisu, zespół spisowy i osoby materialnie odpowiedzialne składają podpisy, następnie zespół spisowy sporządza zestawienie arkuszy spisowych i składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury (wzór – Załącznik Nr 8 do niniejszej Instrukcji).

7. Po zakończeniu spisu z natury zespół spisowy przekazuje arkusze księgowemu.

8. Pracownicy działu księgowości wpisują ceny ewidencyjne stosowane w księgach rachunkowych i inwentarzowych.

9. Uzgodnienie stanu ewidencyjnego i faktycznego następuje w drodze porównania ustaleń zawartych w arkuszach spisowych z ewidencją analityczną. W przypadku pełnej zgodności wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych, komórka finansowo-księgowa odnotowuje fakt pełnej zgodności na wydrukach jw., adnotacje podpisuje główny księgowy.

10. W przypadku stwierdzenia różnic w wartości spisu z natury z ewidencją księgową wynikającą z ksiąg rachunkowych i inwentarzowych, komórka finansowo-księgowa sporządza „Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych” (wzór – Załącznik Nr 10 do niniejszej Instrukcji) podając: stan faktyczny według spisu z podaniem pozycji spisu, numeru inwentarzowego, nazwy jednostki miary, ceny, ilości i wartości oraz różnic stanowiących nadwyżki i niedobory. Po wypełnieniu zestawienia przekazuje całość dokumentacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

§ 16.

Rozliczenie inwentaryzacji.

1. Komisja inwentaryzacyjna wyjaśnia w uzgodnieniu z Sekretarzem Gminy i osobami materialnie odpowiedzialnymi przyczyny różnic; sporządza protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji (wzór – Załącznik Nr 12 do niniejszej Instrukcji) i dołącza do protokołu „Oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych po inwentaryzacji”(wzór – Załącznik Nr 9 do niniejszej Instrukcji).

2. W oparciu o ww. protokół Sekretarz Gminy przygotowuje decyzję kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych (wzór – Załącznik Nr 13 do niniejszej Instrukcji), decyzję podpisuje kierownik jednostki. Decyzję następnie przekazuje do referatu finansowo-księgowego. Pracownik referatu finansowo-księgowego ewidencjonuje w księgach rachunkowych i inwentarzowych dane wynikające z decyzji kierownika jednostki.

3. Spisu pozostałych środków trwałych o wartości niższej niż 2,85 % dolnej granicy środka trwałego – podlegających tylko ilościowej ewidencji, dokonuje się poprzez stwierdzenie zgodności lub niezgodności stanu faktycznego ze spisem inwentarzowym.

4. Niezgodności wyjaśnia komisja inwentaryzacyjna z udziałem Sekretarza Gminy, wysłuchując osobę materialnie odpowiedzialną.

5. Decyzję ostateczną w sprawie różnic w wyposażeniu podejmuje Wójt Gminy.

CZĘŚĆ IV

Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów

§ 17.

1. Inwentaryzacji środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych – dokonuje się na ostatni dzień roku przez uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu tych aktywów  przez bank i kontrahentów.

2. Inwentaryzacja aktywów i pasywów, nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, należności i zobowiązań z tytułów publiczno – prawnych wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których spis z natury jest niemożliwy – odbywa się w drodze weryfikacji danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami.

§ 18

Pełną dokumentację inwentaryzacyjną należy przechowywać przez okres dziesięciu lat (kat. B-10), zgodnie z przepisami:

– rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.).

.................................

Kierownik jednostki

Załącznik Nr 2 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku

i zasad odpowiedzialności

za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Spis inwentarza

(wywieszka)

........................................................ w pomieszczeniu Nr.............

Komórka organizacyjna

...................................dnia................. ................................

(miejscowość) (podpis)

Załącznik Nr 3 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

Zarządzenie Nr .......

Wójta Gminy IMIELNO

z dnia ................................

w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Na podstawie art.30 ust.2 pkt.3 ustawy z dnia 8 marca 1990r.o samorządzie gminnym

/tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. Nr142, poz.1591 z późn. zm./, ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości /Dz.U. z 2002 roku Nr 76 poz.694/ oraz Załącznika Nr 2 do

Zarządzenia Wójta Gminy Wodzisław Nr.80/05 z dnia 30 czerwca 2005r. w sprawie

przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Gminy

Imielno- Wójt Gminy zarządza, co następuje:

§ 1.

Zarządzam przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji składników majątkowych w:

1. Urzędzie Gminy ..........................................................................................................................

2. ..................................................................................................................................................

3. .................................................................................................................................................

(nazwa i adres placówki)

przez komisję inwentaryzacyjną w następującym składzie osobowym:

1. ................................................... – przewodniczący

2. ................................................... – członek

3. ................................................... – członek

w terminie od dnia ................................. do dnia .............................. wg harmonogramu inwentaryzacji, stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Powołuje się ....... zespoły spisowe dla przeprowadzenia spisu z natury w:

1. .......................................................

2. .......................................................

3. .......................................................

Inwentaryzację należy przeprowadzić metodą spisu z natury według stanu na dzień 31 grudnia ....... r.

§ 3.

Inwentaryzacją należy objąć następujące składniki majątkowe:

1) środki trwałe,

2) pozostałe środki trwałe ,

3) księgozbiory,

4) należności i zobowiązania,

5) środki trwałe w budowie,

6) druki ścisłego zarachowania,

7) materiały, opał.

§ 4.

1. Składniki majątku wymienione w § 3 pkt. 1 , 2 i 7 należy spisać na arkuszach spisu z natury.

2. Inwentaryzację składników majątku wymienionych w § 3 pkt. 4 należy przeprowadzić w drodze uzyskania potwierdzenia sald od kontrahentów.

3. Inwentaryzację składników majątku wymienionych w § 3 pkt. 3 i 5 należy przeprowadzić przez porównanie stanu faktycznego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych w drodze spisu z natury, jeżeli są dostępne oglądowi i spis ich jest możliwy; pozostałe składniki w drodze weryfikacji dokumentów z zapisami w księgach.

4. Inwentaryzację składników majątku wymienionych w § 3 pkt. 6 przeprowadzić poprzez porównanie stanu faktycznego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych w drodze spisu z natury.

§ 5.

Arkusze spisowe pobierze przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w referacie finansowo-księgowym w terminie do dnia .........................

§ 6.

Zobowiązuję komisję do:

1) przeprowadzenia inwentaryzacji przy czynnym udziale osób materialnie odpowiedzialnych,

2) przestrzegania ogólnie obowiązujących przepisów o inwentaryzacji oraz zasad i sposobów postępowania określonych w instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie,

3) dokonania ostatecznej wyceny składników majątkowych,

4) sporządzenia rozliczenia inwentaryzacji,

5) przekazania kompletnej dokumentacji inwentaryzacyjnej do referatu finansowo-księgowego w terminie pięciu dni po zakończeniu spisu.

§ 7.

Członków komisji czynię odpowiedzialnymi za właściwe, dokładne i rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji, zgodnie ze stanem faktycznym.

§ 8.

Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§ 9.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Otrzymują do wykonania:

...................................................

...................................................

...................................................

(data i podpis komisji)

Otrzymują do wiadomości:

1) główny księgowy

2) ...................................................

3) ...................................................

4) inni

Załącznik Nr 4 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Harmonogram inwentaryzacji na 200... rok

................................. .................................

(data) Kierownik jednostki

Załącznik Nr 5 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Protokół likwidacji środków trwałych

/środków trwałych w używaniu/

(Uwaga! Sporządzony oddzielnie dla środków trwałych, środków trwałych w używaniu, wyposażenia nie podlegającego ewidencji ilościowo-wartościowej).

Komisja likwidacyjna w składzie:

1. ................................................. – przewodniczący

2. ................................................. – członek

3. ................................................. – członek

w obecności osób materialnie odpowiedzialnych:

1. ...................................................

2. ...................................................

Dokonała w dniu .......................... oględzin niżej wymienionych środków trwałych i stwierdziła, że z uwagi na zużycie ................................... nadają się one jedynie do likwidacji przez ....................................................................................................................................................... .

W związku z powyższym dokonano likwidacji ................................................................... (środków trwałych / środków trwałych w używaniu / wyposażenia) zniszczonych / nieprzydatnych jak niżej:

Słownie złotych: (podać wartość) ..........................................................................................................

Podpisy członków komisji: Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

................................................... ..................................................................

...................................................

...................................................

Zatwierdzam likwidację ......................................................

(pieczęć i podpis kierownika jednostki)

................................................. data ..............................

(miejscowość)

Załącznik Nr 6 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej

przed inwentaryzacją

Ja, niżej podpisany(na) jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone składniki majątkowe w ................................................................................................................................................................

(nazwa i adres placówki, numer pokoju)

należące do

.......................................................................................................................................... ............

(wymienić właściciela)

oświadczam co następuje:

1. Wszystkie dowody rachunkowe przychodowe i rozchodowe, dotyczące prowadzonej placówki, zostały wystawione i przekazane do księgowości jednostki oraz są ujęte w dokumentacji ewidencyjnej (księgach rachunkowych) według stanu na dzień ........................., natomiast dowody bieżące do czasu rozpoczęcia spisu, tj. do dnia ......................... przekazałem /łam/ Przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

2. Żadnych innych dowodów przychodowych i rozchodowych oraz innych, mogących mieć wpływ na wyliczenia i wynik inwentaryzacji nie posiadam.

3. Wszystkie składniki majątkowe w tej placówce należą do firmy z wyjątkiem:

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

które są własnością..........................................................................................................................

......................................................................................................................................................

4. Stan zabezpieczenia powierzonego majątku jest ........................................................................

......................................................................................................................................................

(dokonać oceny)

mam zastrzeżenia do .......................................................................................................................

......................................................................................................................................................

(wymienić zastrzeżenia)

5. W okresie między inwentaryzacyjnym wystąpiły (nie wystąpiły) zdarzenia i okoliczności mające wpływ na wynik obecnej inwentaryzacji i wyliczenia. Należą do nich w szczególności:.......................................

.................................................................................................................................................... .

................................................... ...........................................................

(miejscowość i data) Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

Sporządzono w 2-ch egz.

1. ...................................................

2. ...................................................

Załącznik Nr 7 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Arkusz spisu

z natury – uniwersalny

Str. ..............

Rodzaj inwentaryzacji – ..................................................................................................................

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji – ........................................................................................

........................................................... .....................................................................

(Nazwa i adres jednostki inwentaryzowanej) (Imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej)

Skład komisji inwentaryzacyjnej Inne osoby i stanowisko służbowe

(Zespołu spisującego) (Imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

(Imię, nazwisko i stanowisko służbowe)

........................................................ .............................................................

........................................................ .............................................................

........................................................ .............................................................

Spis rozpoczęto dnia ................ o godz. ......... zakończono dnia ............... o godz. .........

Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej ........................................

(podpis)

Wycenił ......................................................... ...

(imię i nazwisko) (podpis)

Skład komisji inwentaryzacyjnej:

Przewodniczący: ...........................................................................

Członek: ...........................................................................................

Członek: .........................................................................................

Członek: ........................................................................................

(imię i nazwisko) (podpis)

Sprawdził ......................................................................................

Załącznik Nr 8 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Sprawozdanie z przebiegu spisu z natury

Zespół spisowy działający na podstawie Zarządzenia Nr ........ Wójta Gminy Imielno

z dnia .................................

w składzie:

1. ................................................. – przewodniczący

2. ................................................. – członek

3. ................................................. – członek

Przeprowadził w dniach ............................. spis z natury w:

a) ..................................................................................................................................................

(nazwa jednostki, oznaczenie inwentaryzacyjnych pomieszczeń, itp.)

b) ..................................................................................................................................................

(rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych)

c) osoba materialnie odpowiedzialna:.................................................................................................

1. Objęte spisem z natury składniki majątkowe zostały spisane na arkuszach spisu z natury

od nr .............. do nr .............. liczba pozycji ..............

2. W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stwierdzono, że wszystkie składniki majątku podlegające spisowi zostały ujęte na arkuszach spisów z natury.

3. Stan pomieszczeń jest następujący:

..................................................................................................................................................

4. W czasie dokonania spisu z natury stwierdzono następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie przechowywania mienia oraz magazynowania i konserwacji:

..................................................................................................................................................

5. Nie stwierdzono uchybień w zakresie zabezpieczenia mienia.

6. W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające:

(wypełnić w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, uchybień)

7. W czasie spisu z natury Zespół spisowy napotkał następujące trudności

..................................................................................................................................................

8. Inne uwagi osób uczestniczących przy czynnościach sporządzania spisu z natury

..................................................................................................................................................

9. Uwagi i spostrzeżenia osoby materialnie odpowiedzialnej za objęte spisem składniki majątku

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

........................................ data ............................. 1. .........................................

(miejscowość) 2. .........................................

3. .........................................

4. .........................................

........................................................... 5. .........................................

(podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) (podpisy zespołu spisującego)

Załącznik Nr 9 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Oświadczenie

osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji

1. Oświadczam, że brałem(am) czynny udział w inwentaryzacji powierzonych mojej osobie składników majątkowych w ......................................................................................................................................................

(nazwa i adres placówki)

w dniu ..........................

i stwierdzam, że spisem z natury objęto wszystkie składniki majątkowe, zgodnie z zakresem przedmiotowym określonym w Zarządzeniu Wójta Gminy z dnia ........................................... .

2. Oświadczam, że w arkuszach spisu z natury objęto wszystkie, znajdujące się w placówce, składniki rzeczowe, będące na jej stanie.

3. Nie wnoszę żadnych uwag i zastrzeżeń do pracy Komisji Inwetaryzacyjnej (Zespołu Spisowego).

4. Nie wnoszę zastrzeżeń do wyceny składników majątkowych i do wyniku wstępnej wyceny.

5. Wnoszę uwagi do.................................................................................................................. .

........................................ data .............................

(miejscowość)

....................................................................................

(imię i nazwisko, podpis osoby materialnie odpowiedzialnej)

Załącznik Nr 10 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych

Załącznik Nr 11 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Rozliczenie końcowe (ilościowo-wartościowe)

Jednostki ...................................................................................................................................

(nazwa i adres)

Rozliczenie obejmuje okres od dnia ....................................... do dnia ................................................

Podstawę rozliczenia stanowią dokumenty inwetaryzacyjne, sporządzone przez Komisję Inwentaryzacyjną (Zespół Spisowy)

w dniach ....................................... w składzie osobowym:

1. ................................................... – przewodniczący

2. ................................................... – członek

3. ................................................... – członek

przy udziale osób materialnie odpowiedzialnych:

1. ................................................

2. ................................................

3. ................................................

w oparciu o zarządzenie kierownika jednostki Nr .............. z dnia ...........................................................

a także:

– dokumenty z poprzedniej inwentaryzacji .......................... z dnia ......................................................,

– dokumenty przychodowe i rozchodowe placówki, sprawdzone i zaksięgowane za okres od ................................ do .................................,

– księgę inwentarzową,

– zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,

– doręczone dodatkowo dowody.............................................................................................. .......

przed sporządzeniem niniejszego rozliczenia.

Wyceny dokonał(a) ....................................................................................................................

Rozliczenie wyników inwentaryzacji

Ustalony stan ewidencyjny:

– środków trwałych (011) – wartość ogółem ................................................................... .............zł

– środków trwałych w używaniu ( 013 ) – wartość ogółem ............................................................ zł

Ustalony stan wg spisu z natury:

– środków trwałych (011) – wartość ogółem ................................................................................ zł

– środków trwałych w używaniu ( 013 ) – wartość ogółem ............................................................ zł

Dołączone „Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych” sporządził (a) ...............................................

..................................................................................................................................................

zatrudniony (a) na stanowisku pracy ............................................................................................

Potwierdzam rozliczenie: Rozliczenie sporządziła:

dnia................................. dnia................................................

(pieczęć i podpis (pieczęć i podpis )

głównego księgowego)

Załącznik Nr 12 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji

Komisja Inwentaryzacyjna w składzie:

1. ................................................. – przewodniczący

2. ................................................. – członek

3. ................................................. – członek

na posiedzeniu w dniu ......................................... dotyczącym inwentaryzacji w .....................................

w dniach ................................................... arkusze spisu z natury nr ........................................ dokonała

następującego rozliczenia:

a) nazwa obiektu ..................................................................................................................................... ,

b) rodzaj składników majątkowych: ....................................................................................................... ,

c) rozliczenie obejmuje okres od ............................................... do ...................................................... .

I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji:

1) Ustalony stan ewidencyjny:

– środków trwałych ( 011) – wartość ogółem .......................................................................... zł

– środków trwałych w używaniu ( 013 ) – wartość ogółem ....................................................... zł

2) Ustalony stan wg spisu z natury:

– środków trwałych ( 011) – wartość ogółem ......................................................................... zł

– środków trwałych w używaniu ( 013 ) – wartość ogółem ...................................................... zł

II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych składników majątkowych niż w pkt. I wg

„Zestawienia różnic inwetaryzacyjnych” wartość:

1) niedobory ogółem ................................zł

2) nadwyżki ogółem .................................zł

III. Komisja Inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co następuje:

1) ..................................................................................................................................................

2) Przyczyny powstania ww. niedoborów (nadwyżek) ocenia następująco:

..................................................................................................................................................

3) Zdaniem Komisji Inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory (nadwyżki) należy zakwalifikować jako:

a) niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych,

b) zawinione, obciążyć ich wartością osoby materialnie odpowiedzialne jak niżej:

................................................................................................ ..................................................

(podpis przewodniczącego komisji)

1. ..............................................

2. ..............................................

(podpisy członków komisji)

Opinia radcy prawnego:

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

........................................ ...................................

(data) (podpis)

Opinia głównego księgowego:

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

........................................ ...................................

Załącznik Nr 13 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Decyzja Wójta Gminy IMIELNO

w sprawie różnic inwentaryzacyjnych

Zatwierdzam rozliczenie końcowe (ostateczne) sporządzone

w dniu ................................

przez ..............................................................................................................................................

(nazwisko i imię oraz stanowisko pracy)

dotyczące: ......................................................................................................................................

(nazwa i adres placówki)

za okres od ...................................................................... do ....................................................................

i stanowiące wyliczenie powierzonego majątku u osoby (osób) materialnie odpowiedzialnej (-nych):

1. ..................................................................................................................................................

2. ..................................................................................................................................................

(nazwiska, imiona i stanowiska pracy)

zamykające się wynikiem:

– nadwyżka w kwocie ....................................... złotych

– niedobór w kwocie ......................................... złotych

Po rozpatrzeniu całej dokumentacji inwentaryzacyjnej i księgowej oraz opinii i wniosków:

1. Komisji inwentaryzacyjnej,

2. Głównego księgowego,

3. Radcy prawnego,

postanawiam:

1. Uznać niedobór w kwocie ........................................ zł jako:

a) niezawiniony i spisać w straty nadzwyczajne

b) zawiniony i obciążyć:

1. ........................................................ kwotą niedoboru w wysokości .............................................zł

2. ........................................................ kwotą niedoboru w wysokości .............................................zł

2. Uznać nadwyżkę w kwocie ....................... zł jako niezawinioną (zawinioną)* i zaliczyć na zyski nadzwyczajne.

3. Uznać szkodę w mieniu w kwocie ............................ zł w składnikach majątkowych spisanych jako

(niepełnowartościowe , uszkodzone, zepsute, zbędne, itp.)

za niezawinione (zawinione)* i postąpić z nimi w sposób jak niżej:

..................................................................................................................................................

W związku z dokonanym rozliczeniem postanawiam ponadto:

1. ..............................................................................................................................................

2. ..............................................................................................................................................

3. ..............................................................................................................................................

(wymienić inne)

............................... data .......................... ....................................................

(pieczęć i podpis kierownika jednostki)

* niepotrzebne skreślić

Załącznik Nr 14 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Wezwanie do potwierdzenia salda

Stosownie do wymogów art. 26 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), wzywamy .........................do potwierdzenia (na kopii niniejszego wezwania) zgodności niżej wykazanego salda figurującego w naszych księgach rachunkowych na dzień 31.12. ......... r. przez osobę upoważnioną do składania oświadczenia woli w imieniu waszej jednostki.

Saldo na 31.12. .......... r. wynosi :

a) dobro Wasze – ........................................ zł

b) dobro Nasze – ........................................ zł

słownie: ........................................................

Wykazane wyżej saldo rozrachunków wynika z następujących tytułów:

Zał. Nr ............. do sprawozdania finansowego za ............kwartał................. r.

W razie niezgodności lub zastrzeżeń prosimy o kontakt telefoniczny ..................... .

Powołana ustawa o rachunkowości zobowiązuje kontrahentów do odesłania potwierdzenia w obowiązującym terminie, a ponieważ nie przewiduje możliwości milczącego potwierdzenia salda, prosimy o przysłanie potwierdzonej kopii niniejszego wezwania w terminie 10 dni, ponadto wzywamy do niezwłocznego uregulowania naszych należności na r-k nr ......................................... w ......................................... .

Sporządził: ........................................ ................................................................

(data i podpis kierownika jednostki)

Załącznik Nr 15 do Instrukcji

w sprawie gospodarki majątkiem trwałym,

inwentaryzacji majątku i zasad

odpowiedzialności za powierzone mienie

........................................................

(Nazwa jednostki – pieczęć)

Protokół z weryfikacji aktywów i pasywów

Komisja Inwentaryzacyjna w składzie:

1. ................................................. – przewodniczący

2. ................................................. – członek

3. ................................................. – członek

na posiedzeniu w dniu ........................................... dotyczącym inwentaryzacji w .................................

w dniach ...................................................... arkusze spisu z natury nr ..................................... dokonała

weryfikacji aktywów i pasywów nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem sald:

a) nazwa obiektu ........................................................................................................................... ,

b) rodzaj składników majątkowych: środki trwałe trudno dostępne, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec pracowników, należności i zobowiązania publiczno – prawne, należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, środki trwałe w budowie,

c) weryfikacja obejmuje okres od ...................................................... do .............................................. .

I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji

1) Ustalony stan ewidencyjny:

– środków trwałych w budowie – wartość ogółem ....................................................... ........... zł

– środków trwałych trudno dostępnych oglądowi – wartość ogółem ......................................... zł

– należności spornych i wątpliwych – wartość ogółem ............................................................. zł

– .......................................................................................................................................... zł

2) Ustalony stan wg dokumentów źródłowych:

– środków trwałych w budowie – wartość ogółem ................................................................... zł

– środków trwałych trudno dostępnych oglądowi – wartość ogółem ......................................... zł

– należności spornych i wątpliwych – wartość ogółem ............................................................. zł

– .......................................................................................................................................... zł

RAZEM ....................................................... zł

II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji innych składników majątkowych niż w pkt. I wg zestawienia różnic inwetaryzacyjnych wartość:

1) niedobory ogółem ................................ zł

2) nadwyżki ogółem ................................. zł

III. Komisja Inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co następuje:

1) ..................................................................................................................................................

2) Przyczyny powstania ww. niedoborów (nadwyżek) ocenia następująco:

..................................................................................................................................................

3) Zdaniem Komisji Inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory (nadwyżki) należy zakwalifikować jako:

a) niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych.

b) zawinione, obciążyć ich wartością osoby materialnie odpowiedzialne jak niżej:

...................... ............................................................................................................................

..................................................

(podpis przewodniczącego komisji)

1. ..............................................

2. ..............................................

(podpisy członków komisji)

Opinia radcy prawnego:...............................................................................................................

..................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................

.................................. ................................. ...............................................

miejscowość data podpis radcy prawnego

Załącznik Nr 16

do Instrukcji w sprawie gospodarki

majątkiem trwałym, inwentaryzacji

majątku i zasad odpowiedzialności

za powierzone mienie

Protokół porównania danych

ksiąg rachunkowych z dokumentami

W dniu ........................................................................................ dokonał weryfikacji salda

/ imię i nazwisko/

konta.......................................................................................................................................,

/ symbol i nazwa/

która na dzień.............................................. wynosi .............................................zł.

W toku weryfikacji stwierdzono, że:

- saldo jest prawidłowe i wynosi .........................................zł.

- saldo jest zaniżone o kwotę .................................................zł.

ponieważ ...................................................................................................................

- saldo jest zawyżone o kwotę ...............................................zł.

ponieważ ...................................................................................................................

......................................... ...................................................

data podpis

.......................................... ...................................................

data podpis

............................................ ...................................................

Główny księgowy Kierownik jednostki

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 135/05

Wójta Gminy Imielno

z dnia 19 grudnia 2005 r.

INSTRUKCJA

w sprawie ewidencji i kontroli druków

ścisłego zarachowania

w Urzędzie Gminy IMIELNO

Rozdział I

Podstawy prawne

§ 1.

Instrukcję niniejszą opracowano na podstawie wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, a w szczególności na podstawie przepisów:

1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694, z późn. zm.),

2. Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 z późn. zm.),

3. Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13).

Rozdział II

Objaśnienia

§ 2.

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

– jednostce – oznacza to urząd gminy,

– kierowniku jednostki – oznacza to wójta gminy,

– księgowym – oznacza to skarbnika gminy,

§ 3.

1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.

2. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej „Księdze druków ścisłego zarachowania”, stanowiącej Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy każdorazowo wyprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.

W Urzędzie Gminy Imielno do druków ścisłego zarachowania zalicza się:

– kasa wypłaci – KW,

– konto-kwitariusze,

– karty drogowe,

– arkusze spisu z natury.

§ 4.

1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.

2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

– komisyjnym przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,

– bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania,

– oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.

3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki.

§ 5.

1. Kierownik jednostki jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.

2. Do obowiązków komisji, o której mowa w § 4 ust. 2, należy:

1) sprawdzenie ze specyfikacją (rachunkiem) wystawioną przez dostawcę, liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów,

2) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów nadanych przez drukarnię,

3) sporządzenie protokołu z czynności wymienionych w punktach 1) i 2), który pozostaje w aktach przechowywanych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

Rozdział III

Zasady oznaczania i ewidencji druków

§ 6.

1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób:

– każdy egzemplarz druku należy oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką według podanego niżej wzoru:

„Druk ścisłego zarachowania

Urząd Gminy Imielno ”

– każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym,

– obok numeru druku ścisłego zarachowania, odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis.

Pieczęć „ Druk ścisłego zarachowania” należy zabezpieczyć, przechowując w zalakowanej kopercie w kasie ogniotrwałej. Za należyte przechowywanie pieczęci, służących do cechowania druków ścisłego zarachowania, odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania.

2. W przypadku druków broszurowych (w blokach), należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy to konto-kwitariuszy):

– numer i nazwę wsi oraz rok dla której został sporządzony,

_ pełną nazwę Urzędu Gminy,

_ zakres numerów kont podatników,

3. Poszczególne bloki dowodów wypłaty należy ponumerować /w przypadku braku numerów z drukarni/ w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania.

4. Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, nadaje się im kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania.

5. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.

§ 7.

Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ........... stron, słownie ............, kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i zalakowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem kierownika jednostki lub osoby upoważnionej oraz głównego księgowego lub jego zastępcy.

§ 8.

1. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:

– dla przychodu – protokół komisji dokonującej przyjęcia i ocechowania druków wraz z podpisem rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyjęcia,

– dla rozchodu – pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem i ewentualnie dowodem wydania.

2. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem.

Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów.

Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna, obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności (art. 25 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).

3. Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez kierownika jednostki lub jego zastępcę. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji.

4. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego.

5. Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania oraz imiennie pracownika upoważnionego do odbioru druków i zawierać rozliczenie z poprzednio pobranych druków.

6. Pracownik prowadzący ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi rejestr upoważnień do pobrania druków ścisłego zarachowania. Wzór rejestru stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszej Instrukcji.

§ 9.

1. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, itp.), należy przechowywać przez okres pięciu lat. Dotyczy to także druków anulowanych.

2. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „unieważniam” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.

Rozdział IV

Postanowienia końcowe

§ 10.

1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.

2. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym.

§ 11.

1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków.

2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:

– sporządzić protokół zaginięcia,

– w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.

3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:

– liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków,

– dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,

– datę zaginięcia druków,

– okoliczności zaginięcia druków,

– miejsce zaginięcia druków,

– nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki.

4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

.................................

Kierownik jednostki

Załącznik Nr 1

do Instrukcji w sprawie

ewidencji i kontroli druków

ścisłego zarachowania

................................... .....................................

(nazwa jednostki) (nazwa druku)

Księga druków ścisłego zarachowania

Księga zawiera ............... stron ponumerowanych i przesznurowanych.

................................................... ...............................................

pieczęć okrągła jednostki (m.p.) podpis kierownika jednostki

...............................................

podpis głównego księgowego

Załącznik Nr 2

do Instrukcji w sprawie

ewidencji i kontroli druków

ścisłego zarachowania

Upoważnienie (stałe * / jednorazowe *) Nr .......

do pobrania druków ścisłego zarachowania

Upoważniam

......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko pracownika, stanowisko służbowe, nazwa wydziału )

do pobierania* – pobrania* następujących druków ścisłego zarachowania

......................................................................................................................................................

(rodzaj i ilość druków)

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

Upoważnienie wydaje się na okres....................................................................................................

.......................... dnia .................... ...............................................

podpis kierownika jednostki

Załącznik Nr 3

do Instrukcji w sprawie

ewidencji i kontroli druków

ścisłego zarachowania

Rejestr upoważnień

do pobrania druków ścisłego zarachowania

Załącznik Nr 4

do Zarządzenia Nr 135/05

Wójta Gminy Imielno

z dnia 19 grudnia 2005 r.

I N S T R U K C J A

W SPRAWIE EWIDENCJI I POBORU PODATKÓW I OPŁAT

W GMINIE IMIELNO

URZĄD GMINY IMIELNO 2005 r.

SPIS TREŚCI

STRONA  

Rozdział I – Przepisy ogólne – podstawa prawna

§ 1.

1. Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących oraz przepisów wewnętrznych, a w szczególności na podstawie :ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.),

1) ustawy z dnia 29 sierpnia1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 ze zm.),

2) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 1999 r. Nr 50, poz.511 ze zm.),

3) ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.),

4) ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i przepisów wykonawczych do tej ustawy,

5) Instrukcji w sprawie kontroli i obiegu dokumentów obowiązującej w Urzędzie Gminy w Imielnie,

6) Zarządzenia Wójta Gminy Nr.135/05 w sprawie zasad rachunkowości przyjętych dla Urzędu Gminy w Imielnie ( Zakładowy Plan Kont ),

7) Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy w Imielnie

2. Niniejsza instrukcja określa tryb i zasady ewidencji podatków i opłat, ewidencji przypisów i odpisów, wpłat i zwrotów w urządzeniach księgowych, kontroli terminowej realizacji zobowiązań i likwidacji nadpłat.

3.   Pracownicy Urzędu Gminy w Imielnie z racji powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z jej treścią i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

4.  Przepisy niniejszej instrukcji stanowią rozwinięcie niezbędne dla potrzeb praktyki niżej

wymienionych zagadnień, określonych ramowo w rozporządzeniu Ministra Finansów z

dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia

ewidencji podatków i opłat dla organów jednostek samorządu terytorialnego:

1) inkaso podatków i opłat, w tym rozliczanie inkasentów,

2) obsługa księgowa pobranych w drodze inkasa podatków,

3) wpływy na rachunek bankowy,

4) sposobu zarachowania wpłat,

5) sposobu postępowania w wypadku zaginięcia konto-kwitariusza,

6) sposobu postępowania z zaległościami przedawnionymi,

7) innych, związanych z poborem i ewidencją podatków.

§ 2.

1. Ewidencja podatników podatków i opłat prowadzona jest przy użyciu programu komputerowego „Księgowość Podatkowa” Zakładu Informatyki „KORELACJA”” z Krakowa zatwierdzonego przez Wójta Gminy.

2. Przypisy, odpisy, umorzenia, kwoty i terminy płatności należnych zobowiązań podatkowych po zapisaniu do rejestru wymiarowego, przekazywane są automatycznie do księgowości podatkowej.

§ 3.

Wpłaty na poczet podatków i opłat mogą być dokonywane przez podatnika:

- za pośrednictwem banku lub poczty,

- za pośrednictwem inkasenta.

Rozdział II - Wpłaty za pośrednictwem banku

§ 4.

1.Otrzymane wyciągi z rachunku bankowego podatków i opłat podlegają sprawdzaniu i

badaniu czy zostały dołączone do nich wszystkie dowody, czy dowody objęte wyciągiem

dotyczą danego rachunku oraz czy saldo końcowe podane w wyciągu jest właściwie

wyprowadzone. Po dokonaniu tych czynności osoba sprawdzająca zamieszcza na

wyciągach klauzulę "sprawdzono" i podpisuje ją własnoręcznie. Kontroli wyciągu

bankowego dokonuje pracownik referatu, któremu powierzono kontrolę i księgowanie

dowodów księgowych dotyczących podatków i opłat.

2.W razie nieotrzymania dowodu wpłaty na kwoty objęte wyciągami księguje się je na

podstawie noty księgowej na konto „pozostałe rozrachunki” zaliczając do wpływów do

wyjaśnienia i w dniu otrzymania wyciągu zawiadamia się bank o braku dowodu wpłaty

żądając nadesłania tego dowodu lub innego jego odpisu. Po otrzymaniu brakującego

dowodu wpłaty (odpisu dowodu) przeksięgowuje się wpłatę z konta „pozostałe

rozrachunki” na właściwe konto.

3.Jeżeli bank ujął w wyciągu z rachunku dowód wpłaty dotyczący innego rachunku

bankowego, księguje się daną kwotę na konto „pozostałe rozrachunki” zaliczając do

wpływów do wyjaśnienia, następnie po zaksięgowaniu wpłaty dokonuje się przelewu na

właściwy rachunek bankowy.

4.Wyciąg bankowy wraz z dowodami wpłat podatków i opłat osoba kontrolująca

wyciąg przekazuje do zbiorów dokumentów podlegających księgowaniu w urządzeniach

analitycznych księgowości podatkowej, tj. na kontach podatników.

Rozdział III – Pobór podatków i opłat oraz zobowiązania podatkowego przez inkasentów

§ 5.

1. Poboru podatków przez inkasentów dokonuje się na podstawie Uchwały Rady Gminy

podjętej zgodnie z art. 6 b ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 ze zm. ), art. 6 ust. 9 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych dot. podatku od nieruchomości (Dz. U. Nr 9, poz. 31 ze zm.)  oraz art. 66 ust. 9 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2000 r. Nr 56, poz. 679 ze zm.), w której określono zasady poboru podatków, inkasentów oraz ich wynagrodzenie za czynności związane z poborem podatków.

§ 6.

1. Inkaso zobowiązania pieniężnego prowadzone jest na podstawie konto-kwitariuszy zobowiązania podatkowego sporządzanych za pomocą programu komputerowego Zakładu Informatyki „KORELACJA” z Krakowa.

2. Konto-kwitariusz stanowi wydruk danych z ewidencji podatkowej prowadzonej przy użyciu komputera. Konto-kwitariusz zakłada – w 1 egzemplarzu – i wydaje pracownik referatu finansowego prowadzący analityczną ewidencję podatkową. Konto-kwitariusz dostarcza się inkasentom 4 razy w roku, przed terminem płatności podatków, dla każdej wsi oddzielnie. W konto-kwitariuszu znajdują się konta wszystkich podatników, którym dokonano wymiaru zobowiązania podatkowego za rok bieżący.

3.Konta podatników w konto-kwitariuszu ujmuje się kolejno według numerów w sposób

ułatwiający inkaso.

4. Jeżeli podatnikom nie wymierza się zobowiązania podatkowego za lata bieżące, lecz posiadają oni zaległości z lat poprzednich, na poczet których nie dokonują wpłat do rąk inkasenta, można dla nich nie drukować konto-kwitariusza.

5. Konto-kwitariusz winien być ujęty w zbiór (blok) oddzielnie dla każdej wsi. Zbiór zawiera wszystkie kwitariusze dla podatników posiadających należności na dzień sporządzenia konto-kwitariusza.

6. Konto-kwitariusze ujęte w bloku posiadają ciągłą numerację, emitowaną z programu

„ KORELACJA”.

7. Zbiór podlega oznaczeniu w następujący sposób:

· na okładce konto-kwitarusza wpisuje się jego numer i nazwę wsi, dla której został sporządzony, rok na który został sporządzony, pełną nazwę Urzędu Gminy oraz zakres numerów kont podatników.

8. Strony konto- kwitariusza stemplowane są pieczęcią okrągłą „Urząd Gminy w Imielnie

§ 7.

1. Kontokwitariusze wydrukowane dla poszczególnych wsi urząd doręcza inkasentom na

około 7 dni przed ustawowym terminem płatności poszczególnych rat podatków.

2. Wydanie kontokwitariusza następuje za pokwitowaniem w księdze druków ścisłego zarachowania przy pobraniu przed terminem płatności I raty podatków.

3. Na podstawie kontokwitariusza inkasent pobiera od podatników wpłaty z tytułu zobowiązania podatkowego. Wystawianie pokwitowań z kontokwitariusza na wpłaty z tytułu innych opłat nie objętych kontokwitariuszem jest zabronione.

3.

4. Przed przyjęciem wpłaty inkasent powinien ustalić na podstawie konta podatnika wysokość przypadającej do zapłacenia należności.

5. Przyjmując wpłatę inkasent wypełnia pokwitowanie z kontokwitariusza; kopia potwierdzenia pozostaje w kontokwitariuszu, natomiast oryginał przeznaczony jest dla podatnika.

5.

6. W przypadku niewłaściwie lub błędnie wpisanej przez inkasenta kwoty należnego podatku, unieważnia on błędny zapis przez przekreślenie i napisanie wyrazu "anulowano" potwierdzając to datą i swoim podpisem.

7. Dokonywanie przez inkasenta innych zapisów w kontokwitariuszu poza wymienionymi jest zabronione.

7.

§ 8.

Po zakończeniu przyjmowania wpłat inkasent sporządza wykaz wpłat w dwóch egzemplarzach, w którym, wpisuje:

a) numery kont podatników,

b) kwoty: należności głównej oraz kwotę razem.

Zainkasowaną gotówkę inkasent wpłaca na rachunek bankowy podatków i opłat, nie później jednak niż w terminach określonych w art.47 § 4a ustawy – Ordynacja podatkowa.

3. Na wpłacone do banku podatki objęte kontokwitariuszem zobowiązania podatkowego

inkasent otrzymuje pokwitowanie (wpłata gotówkowa).

4. Jeżeli inkasent wpłacił gotówkę przed dniem, w którym rozlicza się z inkasa lub wpłaty

dokonał w inny sposób, osoba kontrolująca sprawdza zgodność kwoty wymienionej na

wykazie wpłat z sumą wpłaconą, wynikającą z dowodów wpłat.

§ 9.

Inkasent, po zakończeniu inkasa zwraca cały kontokwitariusz pracownikowi prowadzącemu ewidencję podatkową.

Przy rozliczaniu kontokwitariusza dokonuje się kontroli czynności inkasenta, która polega na sprawdzeniu:

a) czy wszystkie kontokwitariusze inkasent przedstawił do kontroli,

b) zgodności sumy kwot wpłaconych do banku z sumą ogólną wynikającą z wszystkich

wykorzystanych egzemplarzy kontokwitariusza,

c) prawidłowości podsumowania wszystkich rubryk wykazu wpłat oraz zgodności ogólnej sumy wykazu z gotówką wpłaconą przez inkasenta,

d) czy kwoty na kopiach wpłat nie były skreślone, zmienione lub poprawiane,

e) czy wszystkie pobrane wpłaty wpisane są na kopiach pokwitowań,

f)   czy inkasent nie przetrzymał zainkasowanej gotówki.

f)

Kwitariusze nie wykorzystane ujęte w kontokwitariuszu odnotowuje się w księdze druków ścisłego zarachowania w pozycji „zwroty” na koniec roku.

4.. Jeżeli inkasent z jakichkolwiek powodów przestał pełnić funkcję inkasenta, dokonuje się szczegółowego rozliczenia inkasenta i uzgadnia obroty kontokwitariusza z obrotami na prowadzonych u siebie urządzeniach księgowych.

§ 10.

1. Czynności kontrolnych wymienionych w § 9 ust. 3 i 4 dokonuje pracownik referatu prowadzący analityczną ewidencję księgową podatników. Na dowód sprawdzenia osoba kontrolująca wpisuje na okładce kontowitariusza adnotację „Sprawdzono zgodność wpłat” oraz umieszcza datę i podpis.

2. Kontrolę merytoryczną kontokwitariuszy wykonuje Skarbnik Gminy lub osoba przez niego upoważniona.

3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Wójt Gminy, na wniosek Skarbnika, zarządza sprawdzenie prawidłowości pobierania gotówki przez danego inkasenta

§ 11.

1. Pracownik prowadzący ewidencję analityczną podatków i opłat unieważnia wszystkie nie wykorzystane blankiety pokwitowań w zwróconych przez inkasenta kontokwitariuszach, po rozliczeniu za bieżący rok, przez przekreślenie blankietu i wpisaniu słowa „unieważniono” z datą i podpisem lub w inny sposób uniemożliwiający ich ponowne wykorzystanie.

2. Wszystkie wykorzystane kontokwitariusze przechowuje się w zbiorze dowodów

księgowych, właściwym dla przyjętych wpłat zainkasowanych kwot.

3. W przypadku zaginięcia lub zniszczenia kontokwitariusza urząd odtwarza kontokwitariusz w zakresie sald początkowych, przypisów, odpisów oraz wpłat dokonanych w inny sposób niż do rąk inkasenta - na podstawie rejestru wymiarowego, rejestru przypisów i odpisów oraz dokumentacji (decyzji administracyjnych) znajdującej się w urzędzie; wpłat podatników dokonanych do rąk inkasenta - na podstawie wykazów wpłat; wpłat podatników dokonanych do rąk inkasenta, lecz jeszcze nie zaliczonych - na podstawie dowodów wpłat (pokwitowań) posiadanych przez podatników.

Rozdział IV – Ewidencja księgowa podatków i opłat

§ 12.

1. Księgowanie dowodów wpłat może być dokonane po dokonaniu wpłaty na rachunek bankowy podatków i opłat.

2. Wpłaty pobrane przez inkasenta księguje się na kontach podatkowych na podstawie wcześniej sprawdzonego kontokwitariusza z załączonym zbiorczym zestawieniem wpłat sporządzonym przez inkasenta i dowodami wpłaty gotówkowej.

3. Księgowy dokonuje zmiany przeznaczenia wpłaty, jeżeli dyspozycje podane
w dowodzie wpłaty są niezgodne z przepisami. Jeżeli od podatnika należy pobrać odsetki za zwłokę i koszty upomnienia na dowodzie wpłaty wpisuje się kwotę, jaka przypada na należność główną, odsetki za zwłokę, opłatę prolongacyjną i koszty upomnienia oraz okres, za jaki wpłatę przyjęto.

4. Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po terminie płatności lub po doręczeniu mu upomnienia, na podstawie przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 Nr 137, poz.926) i dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Na dowodzie wpłaty zapisujemy wówczas okres zaległości, należność główną, kwotę odsetek i kwotę kosztów upomnienia.

5. Jeżeli po zaksięgowaniu należności głównej, kosztów i opłat wymienionych w ust. 4 na

koncie podatnika pozostaje różnica – należność do zapłaty, podatnika zawiadamia się o

tym na piśmie, w formie postanowienia, stanowiącego załącznik Nr 1 do niniejszej

Instrukcji. W treści postanowienia należy określić sposób zaliczenia wpłaty oraz

pozostałe na koncie, podlegające zapłacie saldo od kwoty powyżej 10 zł.

6. Za termin dokonania zapłaty zobowiązania uważa się:

a) przy zapłacie gotówką – dzień wpłacenia kwoty podatku na rachunek bankowy Urzędu, w placówce pocztowej albo dzień pobrania podatku przez inkasenta.

b) w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika na podstawie polecenia przelewu.

§ 13.

1. Księgowość podatków i opłat prowadzona jest przy użyciu programu komputerowego „KORELACJA” zatwierdzonego przez Wójta Gminy. Zbiór dowodów księgowych prowadzony dla podatków i opłat obejmuje:

2. Otrzymany i sprawdzony dowód księgowy po zadekretowaniu powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

3. Prostowanie omyłek  przeprowadza się zgodnie z zasadami określonymi  w art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości tj. przez skreślenie błędnego zapisu z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawnej treści oraz daty poprawki i złożenie czytelnego podpisu.

§ 14.

1. Jeżeli wpłaty dokonane na rachunek bankowy z różnych przyczyn nie mogą być zarachowane na właściwą należność budżetową, zalicza się je przejściowo jako wpływy do wyjaśnienia.

2. Wpływy do wyjaśnienia księguje się w programie „KORELACJA” na koncie analitycznym „ Inne konta rozrachunkowe”.

3. Po zaksięgowaniu wpłaty wszczyna się postępowanie mające na celu ustalenie przeznaczenia wpłaty, wysyłając do nadawcy pismo o przeznaczeniu dokonanej wpłaty.

4. Po ustaleniu tytułu wpłaty poleceniem księgowania księguje się wpłatę na koncie podatnika według rodzaju należności (podatku) z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej.

5. Na koniec każdego miesiąca uzgadnia się saldo wpływów do wyjaśnienia z dowodem źródłowym odnoszącym się do wpływów jeszcze nie rozliczonych.

§ 15.

1. Rejestracja i księgowanie wpłat, zwrotów, przypisów, odpisów oraz przeksięgowań odbywa się w tzw. księgowości podatkowej, co umożliwia zaksięgowanie danych na kontach podatników oraz przygotowanie tych danych dla księgowości syntetycznej.

2. W przypadku stwierdzenia błędnego zapisu po zamknięciu zbiorczego dziennika za dany dzień, likwiduje się błąd przy pomocy storna czerwonego (liczbami ujemnymi) następnie wpisując zapis właściwy (liczbami dodatnimi). Zapisu dokonuje się na podstawie polecenia księgowania.

3. Uzgodnień danych księgowości analitycznej podatków i opłat oraz sporządzania stosownych przypisów i odpisów dokonuje się w okresach miesięcznych.

4. Naliczeń i księgowania przypisów lub odpisów należnych a nie wpłaconych odsetek od zaległości podatkowych dokonuje się w okresach kwartalnych w księgowości Urzędu Gminy.

Rozdział V – Kontrola terminowej realizacji zobowiązań i likwidacja nadpłat

§ 16.

1. Kontrolę terminowej realizacji zobowiązań wykonuje się przez analizę kont podatników, według stanu na koniec miesiąca, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca analizowanego okresu.

2. Kontrola kont winna być dokonana w terminie nie dłuższym niż 10 dni po upływie każdego miesiąca.

2.

3. Osoba prowadząca analityczną ewidencję księgową dokonuje przeglądu zapisów kont podatników w zbiorze, sprawdzając czy należności zostały zapłacone.

4. Jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie płatności podatku lub raty do końca miesiąca, w którym przypada ta płatność, osoba zobowiązana do prowadzenia ewidencji sporządza, nie później niż po upływie 30 dni, upomnienie, które wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru od kwoty powyżej 10 zł.

4.

5. Tryb doręczania wezwań, pism urzędowych, decyzji, nakazów płatniczych oraz postępowania w wypadku niemożności ich doręczenia podatnikom regulują przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.- Ordynacja podatkowa.

6. Jeżeli zaległości objęte upomnieniem nie zostały zapłacone, pracownik księgowości podatków i opłat zobowiązany do egzekwowania należności z tytułu podatków. Sporządza, na kwoty zaległe, po upływie 30 dni od zakończenia miesiąca, w którym doręczono upomnienie, tytuły wykonawcze.

7. W przypadku kiedy prowadzone jest postępowanie podatkowe w sprawie umorzenia zobowiązania podatkowego, terminy określone w ust. 6, liczone są od dnia uprawomocnienia się decyzji.

8. Zawiadomienie o terminie prowadzenia postępowania podatkowego w sprawie umorzenia należności, sporządza pracownik prowadzący to postępowanie i przekazuje je osobie prowadzącej ewidencję podatkową i akta egzekucyjne.

9. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 8 sporządza się według wzoru własnego, ustalonego przez Kierownika Referatu, z uwzględnieniem następujących danych: nr i data wpływu wniosku o umorzenie, nr i data postanowienia lub decyzji kończącej postępowanie w sprawie, wynik postępowania (rozstrzygnięcie pozytywne lub negatywne), kwota należności umorzonej i jaki okres obejmuje ta należność.

10. Zawiadomienia przechowuje się w aktach egzekucyjnych podatników a informacje o prowadzeniu postępowania umorzeniowego i numerze zawiadomienia odnotowuje się na koncie podatnika.

11. Wystawione tytuły wykonawcze wraz z dołączonymi kopiami upomnień lub stwierdzeniem, że upomnienie nie było konieczne, wpisuje się do ewidencji tytułów wykonawczych i przesyła się do właściwego urzędu skarbowego,  który potwierdza odbiór.

11.

12. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie Urząd Skarbowy.

13. W przypadkach, gdy przepisy prawa przed podjęciem egzekucji należności podatkowych wymagają prowadzenia postępowania w sprawie określenia zobowiązania podatkowego lub określenia zaległości podatkowych, terminy określone w ust. 4 i 6 stosuje się, poczynając od miesiąca doręczenia decyzji. Postanowienia Instrukcji w sprawie zawiadomień stosuje się odpowiednio.

14. Sposób postępowania z zaległościami przedawnionymi określa art. 68-71 Ordynacji podatkowej. Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego nie stwierdzono, by przedawnienie zobowiązania nastąpiło z winy pracownika w wyniku zaniechania czynności windykacyjnych, wydaje się decyzję odpisową. Na okoliczność udokumentowania postępowania wyjaśniającego i braku winy pracownika sporządza się protokół.

15. W każdym roku budżetowym, w terminie do 15 czerwca i 15 grudnia roku budżetowego, dokonuje się weryfikacji sald pod kątem występowania należności przedawnionych i nieściągalnych. Weryfikacja jest podstawą inicjowania działań, o których mowa w ust. 14.

16. W trakcie roku budżetowego, w okresach kwartalnych, po sporządzeniu sprawozdań z wykonania dochodów budżetu, Skarbnik Gminy dokonuje analizy przypisów i korekt należności podatkowych w kontekście możliwości wykonania założonego planu budżetu i przedstawia stosowne wnioski Wójtowi Gminy.

§ 17.

1. W przypadku odroczenia terminu płatności zobowiązania podatkowego lub rozłożenia na raty, osoba prowadząca ewidencję, czyni stosowną adnotację na koncie podatkowym.

1.

2. Jeżeli podatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie odroczonego podatku lub wpłacił część wyznaczonej raty  wystawia się:

2.

a) upomnienie na kwotę pozostałą do zapłacenia i doręcza dłużnikowi - jeżeli istnieje obowiązek lub nie doręczono go wcześniej,

b) tytuł wykonawczy na zaległości i przekazuje do właściwego urzędu skarbowego.

3. Jeżeli w terminie określonym w decyzji podatnik nie dokonał zapłaty odroczonego podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę lub nie zapłacił którejkolwiek z rat, na jakie został rozłożony podatek lub zaległość podatkowa wraz z odsetkami za zwłokę, terminem płatności podatku lub zaległości podatkowej objętej odroczeniem lub ratą staje się odpowiednio termin określony w art.47 § 1-3 ustawy Ordynacja podatkowa.

§ 18.

1. W zakresie postępowania upominawczego należy stosować zasady określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej (Dz. U. Nr 137, poz. 1543).

2. Należności pieniężne, których egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

3. Opłaty za czynności egzekucyjne reguluje ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz. U. z 1991 r., Nr 36, poz. 161 ze zm).

4. W zakresie obliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej należy stosować zasady określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240, poz. 2063) oraz Uchwały Rady Gminy w sprawie wysokości opłaty prolongacyjnej.

§ 19.

Powstałe nadpłaty na kontach podatkowych likwiduje się w sposób podany poniżej.

1. Nadpłaty podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.

2. Nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku – na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik wystąpi o ich zwrot.

3. Działając z urzędu, w sprawie zaliczenia nadpłaty od kwoty powyżej 10 zł.na poczet zaległości podatkowych a także w sytuacji zwrotu nadpłaty gotówką, z rachunku bankowego , wydaje się postanowienie.

4. Jeżeli nadpłata zostanie zaliczona na nie wymagalne jeszcze zobowiązanie podatkowe tego samego rodzaju, to przy najbliższym wymiarze tego zobowiązania potrąca się kwotę nadpłaty, zmniejszając odpowiednio saldo na koncie podatnika.

5. W celu dokonania zwrotu lub zaliczenia nadpłaty na inne zobowiązania podatkowe albo przelania jej na inny rachunek, na wniosek podatnika, sporządza się polecenie księgowania.

6. Zwrotów i przeksięgowań nadpłat powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych dokonuje się z podziałki klasyfikacji budżetowej dochodów, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju.

7. W razie zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym wypełnia się polecenie przekazu
z rachunku bankowego urzędu na rachunek miejscowego urzędu pocztowego
i dołącza się wypełniony przekaz pocztowy na wskazany przez podatnika adres. Nadpłatę zwraca się na koszt podatnika. Przekaz pocztowy wypełnia się na kwotę pomniejszoną o kwotę opłaty pocztowej.

8. Przy księgowaniu przeksięgowania lub zwrotu nadpłaty na koncie podatkowym zamieszcza się adnotację zawierającą nazwę należności i numery kont, na które przeksięgowano nadpłatę lub datę jej zwrotu.

9. Polecenia, o których mowa przechowuje się razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą ewidencji podatków, we właściwym zbiorze dowodów księgowych.

10. Nadpłaty podlegają oprocentowaniu wyłącznie w przypadkach określonych w art.78 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r – Ordynacja podatkowa.

§ 20.

Wyciągi z rachunków bankowych, polecenia księgowania, dowody wpłat, zwrotów oraz przeksięgowań stanowiące podstawę księgowania i udokumentowania zapisów księgowych w analitycznej ewidencji podatkowej przechowuje się w porządku chronologicznym za poszczególne miesiące.

Rozdział VI – Postępowanie zabezpieczające

§ 21.

1. Postępowanie zabezpieczające polegające na ustanowieniu hipoteki przymusowej

wszczyna się w stosunku do podatników – osób fizycznych, którzy nie opłacili co

najmniej czterech rat podatku rolnego, od nieruchomości i leśnego, a w stosunku do

osób prawnych i jednostek nie posiadających osobowości prawnej, jeśli nie wpłacono

sześciu miesięcznych rat podatku.

2. Postępowanie polegające na ustanowieniu zastawu skarbowego prowadzi się w stosunku do podatników podatków, którzy nie wpłacili dwóch rat podatku. Zabezpieczenie płatności podatku od środków transportu może nastąpić także poprzez ustanowienie hipoteki przymusowej.

3. Postępowanie zabezpieczające prowadzi się zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, niezależnie od postępowania upominawczego i egzekucyjnego.

4. W sprawie uzyskiwania informacji o nieruchomościach i prawach majątkowych mogących być przedmiotem hipoteki stosuje się przepisy art. 39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie wzoru oświadczenia o nieruchomościach i prawach majątkowych mogących być przedmiotem hipoteki przymusowej (Dz. U. Nr 240, poz. 2064).

Rozdział VII - akta egzekucyjne podatników

§ 22.

1. Akta egzekucyjne podatników prowadzi się w celu ustalenia czy należność podatkowa była egzekwowana w trybie administracyjnym, czy wobec podatnika prowadzone było postępowanie zabezpieczające, postępowanie o wyjawienie majątku, postępowanie przenoszące odpowiedzialność na osoby trzecie, czy należność zgłoszono do masy upadłości oraz czy wierzytelność nie jest przedawniona. Akta egzekucyjne zapewnić mają ustalenie przyczyn i terminów zawieszenia i przerwania biegu terminu przedawnienia.

2. Akta egzekucyjne stanowią zbiór dokumentów i informacji związanych z egzekucją należności podatkowych poszczególnych podatników i prowadzone są w zbiorach założonych dla poszczególnych wsi a w ramach zbioru dla wsi, dla poszczególnych podatników. Akta osób prawnych prowadzone są z podziałem na poszczególnych podatników.

3. Zbiór dokumentów składających się na AKTA EGZEKUCYJNE oznacza się jako:

3130– Akta egzekucyjne osób fizycznych, Nr.i nazwa wsi ,

3130– Akta egzekucyjne osób prawnych, nazwa osoby prawnej.

4. Akta poszczególnych podatników przechowuje się do czasu likwidacji salda zaległości.

Do archiwum przekazuje się dokumenty wyłączone z akt, dotyczące poszczególnych podatników, u których nie figurują zaległości a wierzytelność gminy została wyegzekwowana lub wygasła w inny sposób, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

ZAŁĄCZNIK Nr 1

do Instrukcji w sprawie ewidencji i poboru

podatków i opłat w Gminie Imielno

RF 3113-...../ ........ Pan(i)..........................................

zam.............................................

Działając na mocy art. 53 §1 i § 4, art.55 i art.62 § 4, w trybie art.216-219,art.236 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa / Dz. U. Nr 137, poz. 926 z póżn. zm./ działając z urzędu postanawiam zaliczyć na poczet zaległości z tytułu podatku............................która na dzień wpłaty wynosiła...................zł. należność główna, +.........zł. odsetki ,+.........zł. koszty up. Wpłatę kwoty .............zł. dokonaną przez Pana/ią/ w dniu .. .. .... roku w następujący sposób:

1. kwota przypadająca na zaległość ........................................

2. kwota przypadająca na odsetki za zwłokę .........................................

3. kwota przypadająca na koszty upomnienia.........................................

podatkowym pozostaje zaległość w kwocie ..........zł. + odsetki za zwłokę .............% w stosunku rocznym.

Wpłat można dokonywać na rachunek: BS Jędrzejów o/Imielno 5184900007 0001 0100 0143 0013

Zgodnie z art.53 § 1 i art.55 Ordynacji podatkowej od wpłat dokonywanych po terminie płatności pobiera się odsetki za zwłokę. Odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego. Jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tą zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległej należności głównej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku w jakim, w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości do kwoty odsetek za zwłokę. Z uwagi na to, iż Podatnik nie dotrzymał terminu płatności rat, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej o terminach płatności podatku, postanowiono jak w osnowie niniejszego postanowienia.

Na wydane postanowienie przysługuje zażalenie składane za pośrednictwem Wójta Gminy Imielnodo Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Kielcach w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia. Do zażalenia należy załączyć opłatę skarbową w wysokości 5,00 zł. + 0,50 zł. za każdy załącznik.

Otrzymują:

1.Adresat

2. A/a

Załącznik Nr 5.

do Zarządzenia Nr 135/05

Wójta Gminy Imielno

z dnia 19 grudnia 2005 r.

ZAKŁADOWY PLAN KONT

dla Budżetu Gminy i Urzędu Gminy

w Imielnie

CZĘŚĆ I

Ustalenia ogólne

§ 1.

Zakładowy plan kont opracowano na podstawie:

1) Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (tekst jednolity z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

2) Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 r. Dz.U. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).

3) Ustawy z dnia 20 listopada 1999 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. Nr 95, poz. 1101 z późn. zm.).

4) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie stosowania Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr 112, poz.1317 z późn. zm.).

5) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752).

6) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U.Nr.50, poz.511 z póżn.zm.)

7) Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”(Dz.Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13).

§ 2.

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:

– budżecie jednostki – oznacza to budżet gminy i urzędu gminy;

– kierowniku jednostki – oznacza to wójta gminy,

– księgowym – oznacza to skarbnika gminy,

§ 3.

1. Urząd Gminy w Imielnie prowadzi księgi rachunkowe w swojej siedzibie:

- dla Budżetu Gminy i Urzędu Gminy według systemu komputerowego pod nazwą „Finansowo-Księgowego” Korelacja” Zakład Informatyki Spółka z o.o. 30-133 Kraków ul. Lea 114

- dla ewidencji podatków i opłat urzędu według systemu komputerowego pod nazwą „Księgowość podatkowa” autor „Korelacja” Zakład Informatyki Spółka z o.o. 30-133 Kraków ul. Lea 114, wersja programu DOS/UNIX rok 2001

2. Do ewidencji księgowego wykonania budżetu jednostki służy plan kont, natomiast zmiany w stanie składników majątkowych i zobowiązań ujmowane są w księgach rachunkowych poszczególnych jednostek. Gminne jednostki i zakłady budżetowe stosują w tym celu plan kont dla jednostek i zakładów budżetowych. Takie rozwiązanie powoduje, że kierownik jednostki (wójt gminy,) prowadzi osobne księgi rachunkowe dla ewidencji wykonania budżetu gminy, (organu) i osobne księgi rachunkowe dla ewidencji zaszłości gospodarczych zachodzących w jednostce (urzędzie gminy) jako jednostce budżetowej, osobne księgi rachunkowe dla podatków i opłat urzędu.

Sporządzane są również bilanse na różnych wzorach formularzy sprawozdawczych:

– budżetu gminy, (organ),

– urzędu gminy, (jednostka budżetowa),

§ 4.

1. Wykaz kont syntetycznych oznaczonych symbolami trzycyfrowymi określony został w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r., w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

Z wyłączeniem kont zespołu 5 – „Koszty wg działalności i ich rozliczenie” oraz kont zespołu 6 ?„Produkty” należy traktować jako minimalną liczbę kont syntetycznych. Może być on ograniczony jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych, nie występujących w jednostce lub uzupełniony o konta niezbędne, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami syntetycznymi wykazu kont.

2. Do ewidencji księgowego wykonania budżetu służy także wykaz kont analitycznych od pierwszego stopnia szczegółowości o treści spełniającej wymogi w zakresie informacji wyżej wymienionych. Pierwsze trzy znaki są numerami konta syntetycznego z planu kont.

3. Każdy kolejny znak jedno, dwucyfrowy lub trzycyfrowy oznacza kolejny poziom analityki. Konta analityczne zaplanowane są perspektywicznie od pierwszego poziomu analityki, poprzez drugi, trzeci, czwarty i następny, w celu pogrupowania operacji gospodarczych nie tylko według działów, rozdziałów i paragrafów, lecz również według rodzajów wydatków, przeznaczenia, kontrahentów i dalszych kryteriów szczegółowych dla obowiązującej sprawozdawczości finansowej. Wykaz kont może być uzupełniany w miarę potrzeby o właściwe konta obowiązujące w jednostce budżetowej.

CZĘŚĆ II

Ustalenia szczegółowe

§ 5.

1. Ewidencja księgowa w jednostce prowadzona jest techniką komputerową:

System przetwarzania danych jest pakietem programów „Finansowo-Księgowych” i „Księgowości podatkowej”

System ten zapewnia kompleksową obsługę w zakresie rachunkowości jednostek prowadzących tzw. pełną księgowość z uwzględnieniem specyfiki jednostek, umożliwiając m.in.:

– prowadzenie kartoteki dowodów księgowych z możliwością jej przeglądania,

– przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie czasu,