Gmina Imielno - Zarządzenia 2010 rok

• jest to zaprogramowany przez kierownictwo jednostki (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla urzędników sposób postępowania a dla osób kontrolujących procedurę kontroli (np. regulamin udzielania zamówień publicznych, instrukcja kasowa, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja w sprawie zasad zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, instrukcja obejmująca procedury nadzoru w zakresie gromadzenia, wydatkowania i zwrotu środków publicznych)
• wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego w zakresie celowości dokonania zakupu
   i sposobu jego dokonania – od sprawdzenia pod względem merytorycznym (zastosowany tryb ustawy ,, Prawo zamówień publicznych''), poprzez przyjęcie mienia na stan urzędu, 

1. I poziom – jest to podstawowy poziom kontroli zarządczej, prowadzonej w każdej jednostce sektora finansów publicznych w Gminie, za jej funkcjonowanie odpowiedzialny jest kierownik jednostki,
2. II poziom – jest to kontrola zarządcza realizowana na poziomie Gminy, osobą odpowiedzialna za jej prowadzenie jest Wójt.

1. Kontrolą zarządczą pierwszego stopnia jest kontrola wykonywana przez kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych gminy.
2. Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Wójta w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych stanowią również:

1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Urzędu Gminy bez względu na

2. Samokontrola polega na prawidłowości wykonywania własnej pracy w oparciu
   o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu czynności służbowych.
3. Samokontrola jest realizowana w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań.
4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany:

1. Kontrola zarządcza zewnętrzna jednostek organizacyjnych Gminy, może być prowadzona jako:

2. Kontrola zarządcza wewnętrzna obejmuje zakres wskazany w ust. 1 a dotyczy głównie komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk funkcjonujących w urzędzie
   i realizowana jest poprzez kontrolę wstępną i następczą.
3. Przy analizowaniu kosztów funkcjonowania wszystkich jednostek organizacyjnych można łączyć zakres kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Gminy zwany w dalszej części koordynatorem.
2. Koordynator w imieniu wójta sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych Gminy.
3. Zadaniem koordynatora jest analizowanie informacji zarządczych pochodzących z rożnych źródeł o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań oraz inicjowanie działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych bądź wspomagających.

1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2. skuteczności i efektywności działania;
3. wiarygodności sprawozdań;
4. ochrony zasobów materialnych;
5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6. efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7. zarządzania ryzykiem.

1. adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej;
2. skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych;
3. efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów.

1. sygnalizacyjną – poprzez dostarczanie wszystkim kierownikom i pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy informacji niezbędnych do korekty uprzednich
   i podejmowania nowych decyzji oraz sygnalizowania faktów występowania nieprawidłowości, zaniedbań, nadużyć, odchyleń od ustalonych procedur postępowania, umożliwiających ich likwidację;
2. profilaktyczną – poprzez zapobieganie powstawaniu niekorzystnych zjawisk oraz oddziaływanie w celu wywołania pożądanych zachowań;
3. instruktażową – poprzez dostarczenie kontrolowanemu informacji o obowiązujących normach, w tym przepisach prawa szeroko rozumianego, ich interpretacji i zasadach stosowania;
4. kreatywną – poprzez inspirowanie działań w kierunku unikania w przyszłości błędów
   i nieprawidłowości.

1. poprawności organizacyjnej – komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów ( kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania oraz doboru środków w celu wykonania założonych zadań);
2. legalności – czyli zgodności z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi;
3. gospodarności – czyli oceny kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych
   i finansowych z punktu widzenia efektywności i celowości podejmowanych decyzji oraz ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które przy najniższych nakładach umożliwią uzyskanie optymalnych efektów;
4. celowości – czyli sprawdzenie czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie
   z przeznaczeniem określonym w planie finansowym;
5. rzetelności – czyli zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym;
6. przejrzystości – według którego dochody i wydatki mają być klasyfikowane, sprawozdania sporządzane a zasady rachunkowości stosowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa a ponadto sprawdza się czy dokumenty będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych są opisane w sposób umożliwiający identyfikację realizowanego zadania;
7. jawności – w ramach którego jednostka prowadzi BIP i udostępnia materiały zgodnie
   z ustawą o dostępie do informacji publicznej.

1. tryb roboczy – stosowany w przypadku wstępnego badania obszaru kontroli.

2. tryb protokolarny – stosuje się w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, błędów lub nadużyć.

1. środowisko wewnętrzne
2. zarządzanie ryzykiem
3. mechanizmy kontrolne
4. informacja i komunikacja
5. monitoring i ocena.

1. Środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej
   w urzędzie i jest fundamentem dla pozostałych jej elementów.
2. Przestrzeganie wartości etycznych przyjętych w urzędzie należy do priorytetów osób zarządzających i pracowników, którzy wykonując powierzone zadania i obowiązki kierują się osobistą i zawodową uczciwością.
3. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnienie powierzonych zadań i obowiązków, a także na rozumienie znaczenia systemu kontroli zarządczej.
4. Proces zatrudniania prowadzony jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko.
5. Kierownik jednostki zapewnia pracownikom rozwój kompetencji zawodowych.
6. Struktura organizacyjna w urzędzie jest dostosowana do realizacji bieżących celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika. Przyjęcie zakresu potwierdzane jest przez pracownika podpisem.
7. Zakres delegowania uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.

1. Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie, a ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników.
2. Zarządzanie ryzykiem obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów na szczeblu danej działalności, jak i całej jednostki.
3. Kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami Urzędu Gminy.
4. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie skutków
   i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Akceptowalny poziom ryzyka określa Wójt.
5. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działania). Działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu określa Wójt.

1. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane korzyści.
2. Charakter mechanizmów kontrolnych może być:

1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej a zarazem mechanizmów kontroli stanowią procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne.
2. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
3. Należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej
   i skutecznej realizacji.
4. Szczególnej uwadze w sferze mechanizmów kontroli podlega ochrona zasobów jednostki, do których dostęp mogą mieć tylko upoważnione osoby. Osobom zarządzającym
   i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki.
5. Szczegółowe mechanizmy kontroli muszą dotyczyć operacji finansowych i gospodarczych.

1. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne związane z pozyskiwaniem
   i wydatkowaniem środków publicznych muszą mieć swoje odzwierciedlenie
   w dokumentacji.
2. Dokumentacja musi być kompletna i umożliwiać dokładne prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od początku, w trakcie ich trwania oraz po ich zakończeniu.
3. Operacje finansowe i gospodarcze oraz inne zdarzenia są bezzwłocznie rejestrowane
   i prawidłowo klasyfikowane zgodnie z aktami prawnymi i przepisami prawnymi.

1. W jednostce zapewnia się wszystkim pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków.
2. Obowiązujący w jednostce system informacji i komunikacji powinien umożliwić pozyskanie w odpowiedniej formie i czasie, właściwe i rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań.
3. Należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań.
4. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

1. System kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.
2. Monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej umożliwia bieżące rozwiązanie zidentyfikowanych problemów i stanowi jednocześnie proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie.
3. Wójt w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególne elementy.
4. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są również pracownicy pełniący funkcje kierownicze, którzy co najmniej raz w roku przeprowadzają samoocenę systemu kontroli zarządczej i jej wyniki dokumentują.

1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej.
2. Kontroli finansowej podlegają nieposiadające osobowości prawnej jednostki organizacyjne gminy i osoby prawne.

1. Podstawowych kryteriów doboru do kontroli finansowej dokonuje się na podstawie:

1. Kierownicy ustalają strategię (plan) rozwoju jednostki, uszczegóławiając ją w rocznych planach finansowych.
2. Kierownicy jednostki systematycznie dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiągnięciem celów jednostki w zakresie pozyskiwania
   i wydatkowania środków na realizacje celów.
3. Kierownicy jednostki określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu.

Wójt Gminy

Zygmunt Brzeziński

Wójt Gminy

Zygmunt Brzeziński